Warum das Bundesportal in jeder Hinsicht stilbildend ist

Herr Richter, haben Sie das Bundesportal bereits genutzt?

Ja, ich durfte es ziemlich gut kennenlernen. Und ich muss sagen: Ich habe selten ein anwenderfreundlicheres Portal gesehen. Wir können den Menschen hierzulande ein sehr niedrigschwelliges, userzentriertes Angebot machen. Und reichhaltig ist es auch: Beim Bundesportal handelt es sich ja nicht nur um eine Website, sondern um eine echte Plattform mit allen relevanten Verwaltungsservices. Kurzum: Ich finde es großartig.

Sie haben während der Pandemie stets betont, dass das Funktionieren von Videokonferenzen und Co. kein Maßstab für erfolgreiche Digitalisierung ist, sondern eher zur digitalen Hygiene gehört. Sehen Sie das Bundesportal als „echten“ Digitalisierungsschub?

Absolut. Es ist ein wichtiger Faktor, weil es alle Verwaltungssphären durchdringt. Wenn wir über Digitalisierung reden, geht es nicht darum, ein paar Tablets zu verteilen. Wir müssen die Fachbereiche gewinnen – denn dort findet Digitalisierung statt, nicht in der IT. Und hinter dem Bundesportal verbirgt sich eine Plattform, die es ermöglicht, die Leistungen der Fachbereiche zu integrieren und livezuschalten.

Wer heute auf das Bundesportal geht, liest folgenden Hinweis: „Die Zahl online verfügbarer Leistungen wird im Zuge der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bis 2022 stark anwachsen.“ Wird jede Leistung verfügbar sein?

Ziel ist es, dass die Bürgerinnen und Bürger alles auf dem Bundesportal beantragen können, was sie im täglichen Leben von der Verwaltung brauchen. Und alle Leistungen, die dahinterstehen, müssen bis Ende nächsten Jahres digitalisiert sein. Der Bund wird seine Leistungen rechtzeitig einbinden. Die Länder haben eigene Lösungen. Heißt: Heute haben wir 17 Portale – plus weitere Fachportale.

Das klingt ein bisschen so, als würde die Verwaltungsdigitalisierung am Föderalismus scheitern...

Da muss sich niemand Sorgen machen. Egal wie viele verschiedene Plattformen es gibt, sie werden interoperabel sein und einen Portalverbund bilden. Dieser Verbund hat zwar viele Eingangstore, führt die Bürgerinnen und Bürger doch trotzdem schnell ans Ziel. Am Ende wird es keine Rolle spielen, ob er das Bundesportal aufruft oder das bayerische Pendant. Sie werden dort bequem jede Leistung finden – die des Bundes ebenso wie die der Länder sowie der Kommunen. Das Wichtigste: Der Portalverbund ist fertig entwickelt und läuft bereits. Nun gilt es, weitere Seiten zu integrieren.

"Wir brauchen für erfolgreiche Verwaltungsdigitalisierung also keine Föderalismusreform... ."

Ich persönlich sehe mich eher als jemanden, der im Maschinenraum arbeitet und sich dem realistisch Machbaren zuwendet – wie etwa dem Thema Interoperabilität. Dennoch würde ich mir mit Blick auf die nächsten Jahre wünschen, dass nicht immer jeder nach eigenen Lösungen sucht. Es muss sicher nicht jedes Projekt beim Bund liegen – einzelne Länder stehen hier ebenso in zentraler Verantwortung. Hier sind die CIOs der Länder und ich derselben Auffassung: Wir müssen das Prinzip „Einer für Alle“ mit Leben füllen. Einer stellt eine Lösung bereit, die anderen schließen sich an. Dann müssen wir bei einer kleinen Gesetzesänderung auch nicht 16- oder 17-mal, sondern nur noch einmal nachsteuern.

In der Bevölkerung scheint die Idee des Bundesportals sehr gut anzukommen. Bei einer Umfrage des Bundesinnenministeriums und der Bundesdruckerei GmbH im Rahmen der re:publica 2021 erklärte jedenfalls nur eine Minderheit der potenziellen Nutzenden, keine Leistungen über die Plattform beantragen zu wollen. Ein guter Teil von ihnen führte Datenschutzbedenken ins Feld. Wie lässt sich diese Skepsis gegenüber IT-Projekten der Verwaltung auflösen?

Zunächst einmal sollten wir diese Bedenken sehr ernst nehmen. Ein Weg, sie zu zerstreuen, führt über transparente Kommunikation. Der andere führt über Security by Design. Schon bei der Entwicklung von Lösungen müssen wir die Sicherheit und die digitale Souveränität des Einzelnen berücksichtigen. Das ist schon jetzt der Fall. Bevor beim Bundesportal ein neues Feature online geht, wird geprüft, ob es datenschutzkonform ist. Unser Anspruch: Letztlich sollen Bürgerinnen und Bürger in der Lage sein, selbst zu entscheiden, für welche Leistung sie Daten einsetzen wollen. Und sie müssen sicher sein, dass diese Daten nur an einer Stelle gespeichert sind – bei ihnen selbst.

Womit wir beim Thema digitale Identitäten sind.

Korrekt. Hier entstehen gerade neue Technologien, die wir – gemeinsam mit der Wirtschaft – in eine nachhaltige Governance einbinden müssen. Eine sichere digitale Identität ist die zentrale Voraussetzung dafür, online auf Verwaltungsleistungen zuzugreifen. Die Antragstellenden müssen sich zweifelsfrei ausweisen können. Und das wird auf dem Bundesportal und im gesamten Portalverbund mit der Smart-eID klappen, einer Ableitung des Personalausweises, die nur in einer sicheren Umgebung auf dem Smartphone gespeichert ist. Und nur die Nutzenden entscheiden, wofür er diese Identität einsetzt. Wenn all das gegeben ist, werden wir zwar noch immer nicht jeden überzeugen. Wir werden aber wahrscheinlich einige Bedenken ausräumen.

Angenommen, jede Leistung ist über den Portalverbund verfügbar und die Akzeptanz in der Bevölkerung hoch: Wird das Bürgeramt dann nicht aus den Kommunen verschwinden?

Ich würde nicht von einem Verschwinden sprechen. Aber die Bürgerämter, wie wir sie heute kennen, wird es in Zukunft wohl nicht mehr geben. Möglicherweise werden dort mehr Self-Service-Terminals stehen – für die Menschen, die Wert auf eine haptische Abwicklung legen. Die Mitarbeitenden vor Ort können bei der Bedienung unterstützen. Grundsätzlich ist es doch erstrebenswert, dass die Bürgerinnen und Bürger Verwaltungsleistungen ortsungebunden zu jeder Zeit nutzen können. Digitalisierung schafft hier auch Freiräume, dass die Mitarbeitenden der Kommunen nicht durch (Papier-)vorgänge an den Schreibtisch gebunden sind, sondern mit oder am Menschen arbeiten können.

Das sieht ein großer Teil der Bürgerinnen und Bürger ähnlich. Tatsächlich legten BMI und Bundesdruckerei bei der Entwicklung auch großen Wert auf deren Sicht. Wurden die Mitarbeitenden denn ebenso einbezogen?

Auf jeden Fall. Dafür hatten wir Digitalisierungslabore eingerichtet. Bei den Behörden geht es meist sehr stark um die einzelne Leistung, die über das Portal angeboten wird. Deshalb sind die Fachbereiche bei ihnen besonders gefordert, sich einzubringen. Nur so werden aus eingespielten analogen Abläufen noch effizientere digitale Prozesse. Und nur so können die Beschäftigten von der Digitalisierung profitieren. Sie müssen selbst mitgestalten. Und das erfordert, die Veränderungen als Chance zu begreifen und den engen Austausch mit der IT zu suchen.

Haben Sie Einblicke, wie sich die Behörden auf die Verwaltungsdigitalisierung konkret vorbereiten?

Ja. Neben den Digitalisierungslaboren sind Arbeitsbereiche entstanden, in denen agile Methoden Einzug halten. Vom Bundesverwaltungsamt kommt großartige Unterstützung, was Coaching für Teams angeht. Wir selbst haben gerade einen ebenenübergreifenden GovTech Campus eingerichtet, bei dem sich auch Bundesländer – unter ihnen besonders Hessen und Hamburg ­– einbringen, und der die Kooperation mit Startups verstetigen soll. Zudem haben wir seit kurzem eine Digitalakademie. Hier sollen Beschäftigte in Behörden ihre digitalen Skills schärfen und neue, agile Arbeitsweisen kennenlernen. Eines ist klar: Die Mitarbeitenden sind der Motor der Verwaltungsdigitalisierung. Und sie brauchen das Rüstzeug, damit sie dieser Rolle gerecht werden können. Umso mehr freue ich mich, dass Behörden die vielen Angebote aktiv nutzen. Unsere Aufgabe ist nun, diese Angebote besser miteinander zu vernetzen. Da helfen Initiativen wie NExT, bei der inzwischen fast 2.000 Verwaltungsmodernisierende gemeinsam an der Transformation arbeiten.

Wie groß ist die Herausforderung, bei Behördenmitarbeitenden die Akzeptanz für neue technische Lösungen zu erhöhen?

Die ist ziemlich groß, vor allem, weil wir in Deutschland ja nicht auf der viel zitierten grünen Wiese anfangen. Die Software unserer Behörden unterscheidet sich von Bundesland zu Bundesland, teilweise von Kommune zu Kommune. Und gerade wenn eine Software gut funktioniert, können wir den Mitarbeitenden nicht ohne Weiteres eine neue vorsetzen. Wir müssen den Mehrwert der neuen Lösung sehr sorgfältig kommunizieren. In bestimmten Fällen muss der Wandel aber von den (End)Nutzenden selbst ausgehen. Das zeigt das Beispiel BAföG Digital, eine Leistung, die einzelne Bundesländer gemeinsam entwickelt haben. Die große Nachfrage der Studierenden weckte schnell Begehrlichkeiten in anderen Bundesländern. Mittlerweile steht die Lösung in ganz Deutschland flächendeckend zur Verfügung. Deswegen halte ich es übrigens auch für sekundär, ob wir über das Bundesportal 575 Leistungen anbieten oder weniger. Am Ende entscheiden die Anzahl und die Zufriedenheit der Nutzenden über den Erfolg.

Inwieweit brauchen wir bei der Verwaltungsdigitalisierung auch Veränderung, was die Haltung betrifft?

Die Angst vor dem öffentlichen Pranger macht es paradoxerweise besonders schwer, sich von nicht funktionierenden Konzepten zu verabschieden – sogar dann, wenn längst eine bessere Lösung existiert. Ich möchte dazu beitragen, dieser Angst zu begegnen. Wir dürfen keine Angst haben, auch mal ein Scheitern einzugestehen. Bei meinem Neun-Punkte-Plan zur Digitalisierung konnte ich viele Meilensteine erreichen – einige aber auch nicht. Ich entschied mich dazu, das offen zu kommunizieren, veröffentlichte jedes Ziel mitsamt seinem Erfüllungsgrad. Zweifellos gab es Kritik, zum Beispiel mit Blick auf die Priorisierung. Deshalb fragte ich gezielt nach Ideen dafür, wie wir bestimmte Ziele doch noch erreichen könnten. Und siehe da: Es kamen viele positive Rückmeldungen. Weil Ehrlichkeit Vertrauen schafft. Wer Fehler offen eingesteht, ist vielleicht weniger gefährdet, am Pranger zu landen.

Glaubt man den Projektbeteiligten, dann war die Entwicklung des Bundesportals ein Schritt in eine neue Ära. Die Rede war von Scrum, von Sprints, von Agilität. Ist diese agile Entwicklung stilbildend für IT-Projekte des Bundes?

Ohne Frage: Ja! Die Entwicklung läuft mustergültig und das Team verdient wirklich ein großes Kompliment. Für mich ist das Bundesportal in dieser Hinsicht ein wahrer Leuchtturm. Hinter dem Wort Agilität verbirgt sich nicht nur eine Haltung, sondern auch eine Methode. Und meiner Meinung nach ist das Methodenwissen entscheidend für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte. Wir brauchen crossfunktionale Teams, in denen Mitarbeitende der Fachseite mit der IT, mit Datenschutzverantwortlichen, aber auch mit Kolleginnen und Kollegen aus dem Bereich Human Resources zusammenkommen und gemeinsam Verantwortung tragen. Das verstehe ich unter Agilität: das Abkürzen von Hierarchien sowie von Kommunikationswegen. Entscheidungen fallen zuallererst dort, wo die Kompetenz sitzt, und nicht nur im Referat oder in der Behördenleitung. Und wenn wir einen Service entwickeln, dann müssen wir dabei die in den Vordergrund stellen, denen er dienen soll. Das sind für gewöhnlich die Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen in Deutschland.

Und wie steht es um die Unternehmen? Bilden das OZG und Plattformen wie das Bundesportal deren Bedürfnisse auch ausreichend ab?

Ja, für sie hängt sogar noch viel mehr am OZG. In „normalen“ Jahren kommen die Bürgerinnen und Bürger vielleicht ein bis zweimal mit Behörden in Kontakt. Unternehmen aber sind die Poweruser der Verwaltung und täglich auf sie angewiesen. Für die Privatwirtschaft kann es sogar überlebenswichtig sein, über ein digitales Eingangstor nach einheitlichen Standards auf Leistungen zuzugreifen. Das hat die Pandemie gezeigt: Da gerieten Unternehmen teilweise in heftige Schwierigkeiten, weil sie bei der Beantragung von Hilfen niemanden erreichen konnten oder in jedem Bundesland mit anderen Prozessen konfrontiert waren. Nicht umsonst haben wir Unternehmensverbände und Unternehmen in den IT-Planungsrat eingebunden. Für sie ist die Verwaltungsdigitalisierung das Gebot der Stunde.

Was gibt es jetzt noch bei der OZG-Umsetzung zu tun?

Fürs Erste möchte ich, dass wir alle Bundesleistungen rechtzeitig digitalisieren. Allerdings halte ich das OZG für zeitlich limitiert und die Qualität der Digitalisierung ist heute eine andere als zu ihren Anfängen. Deswegen brauchen wir ein OZG 2.0, das bei Themen wie Plattformen, Plattform-Ökosystemen und Cloud-Computing auf dem aufsetzt, was wir schon haben. Und ich möchte, dass die Konjunkturpakete des Bundes nicht schlagartig mit dem Jahr 2022 enden, sondern über ein OZG 2.0 abgesichert in die Zukunft fließen. Außerdem würde ich mich freuen, wenn die Länder alle Leistungen, die wir gerade gemeinsam entwickeln, auch ihren Kommunen kostenfrei zur Verfügung stellen.

Und was wären denn die wichtigsten Inhalte eines OZG 2.0?

Zuallererst müssen wir die Kriterien anpassen. 575 Verwaltungsleistungen sind als Erfolgsziel abzulösen. Wir müssen anerkennen, dass Verwaltungsdigitalisierung nie zu Ende ist. Wir müssen zudem die Schnittstelle zur Wirtschaft stärken – denn Verwaltungsdigitalisierung kann nur im Zusammenspiel mit Unternehmen gelingen. Und nicht zuletzt müssen wir – im föderalen Kontext – mehr Vorgaben für die Standardisierung und für offene Schnittstellen festschreiben. Es ist in Ordnung, dass Länder ihre eigenen Plattformen liveschalten. Aber sie sollten letztendlich eben miteinander harmonieren. Alle haben erkannt: Wir müssen enger zusammenrücken. Ein gesetzlicher Auftrag hilft dabei, weil er dem Anspruch mehr Nachdruck verleiht.