So geht E-Government: digitale Pilotprojekte in der deutschen Verwaltung

Prof. Dr. Thomas Meuche: „Digitalisierung entscheidet sich primär an der Organisation, nicht an der Technologie“

Deutschlands Verwaltung muss digitaler werden – das wünschen sich viele Bürger und spätestens seit dem Inkrafttreten des sogenannten Onlinezugangsgesetzes (OZG) ist die Digitalisierung von Behörden und Ämtern sogar gesetzlich festgelegt. Trotzdem hakt es an vielen Stellen. Es fehlen nicht nur die richtigen Technologien, auch bei Ideen und Strategien für den Einsatz der innovativen Technik besteht Nachholbedarf. Die Corona-Pandemie hat vieles offengelegt, gleichzeitig aber einen wichtigen Impuls zur Erneuerung gegeben.

Prof. Dr. Thomas Meuche ist Studiengangleiter der berufsbegleitenden Studiengänge „Digitale Verwaltung“ und „Digitale Wirtschaft“ an der Hochschule Hof. Er bildet Verwaltungsmitarbeiter für die digitale Zukunft aus und entwickelt mit seinen Studenten neue, digitale Anwendungsfälle für den Verwaltungsalltag. Laut ihm ist die Nachfrage nach geeigneten Digitalisierungsmaßnahmen seit Beginn der Pandemie spürbar gestiegen.„Die Sensibilisierung für das Thema ist auf jeden Fall gewachsen“, sagt Meuche. „Und gerade bei den Gesundheitsämtern ist natürlich viel passiert. Dieser Fortschritt lief aber nicht im Wesentlichen über digitale Instrumente, sondern über die Organisation von Prozessen.“ So habe man zum Beispiel Sachbearbeitern plötzlich mehr zugetraut, ihnen neue Aufgaben gegeben. „Das war eine Erkenntnis für viele Beteiligte, die schon fast revolutionär war."

Längst nicht alle deutschen Ämter und Behörden sind digitale Nachzügler. In vielen Organisationen gibt es bereits jetzt zukunftsweisende Projekte, die zeigen, wie der Einsatz von digitalem Know-how die öffentliche Verwaltung deutlich effizienter machen kann.

1. Cloudbasiertes Gebäudemanagement bei der Bundeswehr

In Deutschland unterhält die Bundeswehr etwa 1.500 Liegenschaften. Genau genommen handelt es sich dabei um über 33.000 Gebäude auf einer Fläche, die größer ist als das Saarland. Um diesen riesigen Bestand zu managen, hatten die Zuständigen lange Zeit wahre Aktenberge durcharbeiten müssen – mit Gebäudeplänen und Informationen zur Wartung oder zu Baumaßnahmen. Bei Neubauprojekten sammelten alle beteiligten Partner – allen voran Architekten, Planer und die Bauverwaltung – riesige Mengen an Papier an, die sie untereinander mühselig händisch austauschten. Die Idee, um diesen teuren und zeitaufwendigen Prozess zu optimieren: eine digitale Kollaborationsplattform, auf die alle Beteiligten parallel zugreifen können und in der beispielsweise Gebäudepläne als virtuelle 3D-Modelle einzusehen sind. Weil die Plattform cloudbasiert funktioniert, können interne und externe Mitarbeiter gemeinsam und in Echtzeit zusammenarbeiten. Dahinter steht das Konzept BIM (Building Information Modelling), das es erlaubt, alle Arbeiten an Gebäuden digital aufzuzeichnen. Das Modell der Bundeswehr vereinfacht nicht nur die Arbeit der Mitarbeiter vor Ort, es könnte auch Schule machen. Denn auch andere öffentliche Immobilienprojekte könnten von dem Konzept profitieren.

2. Künstliche Intelligenz als Stadtarchivar

Stadtarchive zu virtualisieren, ist eine echte Herausforderung. Denn Medien wie Fotos müssen nicht nur digitalisiert, sondern auch mit aussagekräftigen Schlagworten versehen werden, damit sie bei einer Recherche leicht wiederzufinden sind. Dies händisch durchzuführen, ist extrem zeitintensiv. In Heilbronn läuft daher derzeit ein Pilotprojekt, das mithilfe künstlicher Intelligenz diesen Verarbeitungsprozess optimiert. Die KI erkennt, ob sich beispielsweise ein Hund, ein Gebäude oder eine Person auf einem Bild befindet, und verschlagwortet diese dementsprechend in der Datenbank. Bis zu 1.500 Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens und rund 200 markante Gebäude in Heilbronn und Umgebung soll das KI-System auf den Bildern ausmachen können – und kann somit den menschlichen Archivaren jede Menge Arbeit abnehmen.

3. Karlsruhe: die ganze Stadt in einer App

Alle Dienstleistungen einer Stadt vereint in einer App? Dieses ambitionierte Ziel verfolgt man aktuell in Karlsruhe. Dafür sollen E-Government-Dienstleistungen der Stadt in einer App mit privaten Angeboten, wie etwa der Eintrittskarte in den Zoo oder einem Rabattcoupon für den Einkauf, kombiniert werden. Für alle Angebote müssen sich Nutzer dann nur einmal in der App registrieren, die dadurch Schnittstelle kommunaler und kommerzieller digitaler Dienstleistungen wird. Der Launch ist für Oktober 2021 vorgesehen.

Digitaler Zwilling: So sieht die Behörde der Zukunft aus

Pilotprojekte wie in den beiden badischen Städten oder bei der Bundeswehr sind ein Schritt in die richtige Richtung. Eine gänzlich digitale Behörde scheint aber nach wie vor nicht in greifbarer Nähe zu sein. Im Labor gibt es sie allerdings schon bald: Die Hochschule Hof entwickelt im Rahmen eines „Kompetenzzentrums Digitale Verwaltung“ momentan den digitalen Zwilling einer deutschen Behörde und will so zeigen, was mithilfe der richtigen Strategie und der geeigneten Technologien möglich ist. Der digitale Zwilling soll als Showroom und Spielwiese für interessierte Verwaltungsvertreter dienen.

„Das Problem ist oft: Die Verwaltung sucht Lösungen, die sie nicht kennt“, sagt Prof. Dr. Meuche. „Über den digitalen Zwilling können Organisationen in einem unkritischen Raum anonymisierte Daten einspielen und sich einfach ausprobieren. Das ist im Realbetrieb nicht möglich. So zeigen wir exemplarisch auf, wie man strukturelle Veränderungen durch digitale Lösungen erreichen kann. Da geht es um Mitarbeiter, Prozesse und auch die Technologien selbst.“

Erst im März 2021 hat sich das Kompetenzzentrum der Hochschule der Öffentlichkeit präsentiert. Seitdem häufen sich die Anfragen seitens der Verwaltung bei Prof. Dr. Meuche und seinen Kollegen. Landesbehörden, Polizeipräsidien, Kommunen – sie alle möchten sich Beratung für eine erfolgreiche Digitalisierung einholen. „Wir wollen konkret dabei unterstützen, Prozesse zu verbessern und Lösungen aufzuzeigen“, erklärt Prof. Dr. Meuche. „Aktuell arbeiten wir beispielsweise mit einem staatlichen Museum zusammen. Da erhalten wir das Feedback: ‚Das ist der Wahnsinn! Wir wussten gar nicht, dass das geht. Aber das ist genau das, was wir brauchen.‘“

Das digitale Reifegradmodell zeigt Schwächen auf

Über den Behördenzwilling hinaus hat die Hochschule Hof ein spezielles Reifegradmodell entwickelt. Mittels eines dynamischen Online-Fragebogens beantworten die Mitarbeiter der jeweiligen Einrichtung zunächst Fragen zum aktuellen Digitalisierungsstand ihrer Organisation. Hier geht es nicht nur um den reinen Einsatz von Technologien, sondern zum Beispiel auch darum, ob es eine übergeordnete Digitalisierungsstrategie gibt und inwieweit die Führungsebene Mitarbeiter bei Veränderungen unterstützt. So können Schwachstellen schnell identifiziert werden. Das Kompetenzzentrum der Hochschule erarbeitet dann mit den teilnehmenden Organisationen geeignete Maßnahmen und einen konkreten Fahrplan für Verbesserungen.

„Das Reifegradmodell dient auch dazu, herauszufinden, wo die Behörden innerhalb der einzelnen Abteilungen stehen“, so Meuche. „Schnell sieht man, dass durchaus umfassendes Know-how vorhanden ist – nur eben oft auf untergeordneten Ebenen. Ich merke es ja an meinen Studierenden, die in den Behörden arbeiten: Da ist ein Innovationspotenzial, ein Drive, das ist unglaublich. Genau diese Leute muss man abgreifen und einsetzen.“

Der Traum von der digitalen Behörde steht und fällt einerseits mit dem Einsatz der richtigen Technologien, andererseits mit dem Mindset der Mitarbeiter. Pilotprojekte und Behördenzwillinge setzen daher nicht nur Maßstäbe für den erfolgreichen Umgang mit neuen Anwendungen. Sie dürften auch die beste Motivation für die Verantwortlichen sein, die Digitalisierung endlich selbst anzupacken.