Fristen und Pflichten: Deutschland stellt auf E-Rechnung um

Die Umsetzung des E-Rechnungs-Gesetzes ist in vollem Gange. Die Institutionen des Bundes und der Länder haben inzwischen pflichtgemäß ihre Rechnungssysteme komplett auf digital umgestellt. Sie müssen Rechnungen elektronisch im neuen, einheitlichen Datenformat XRechnung empfangen und verarbeiten können. Ab dem 27. November 2020 gilt diese Regelung dann auch bundesweit für alle Lieferanten und Dienstleister, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten. Ein genauer Blick auf die mit der E-Rechnung verbundenen Pflichten und Fristen gibt Klarheit für alle Rechnungssteller, -empfänger und -versender.

EU-Richtlinie verpflichtet Mitgliedsstaaten zu elektronischen Rechnungen

Am 26. Mai 2014 trat die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung in Kraft. Zentraler Punkt: Die Mitgliedsstaaten sollten ihre Verwaltungen in die Lage versetzen, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Staaten wie Österreich, Italien, Spanien oder auch die skandinavischen Länder hatten damit keine Probleme. Dort sind E-Rechnungen schon seit vielen Jahren Realität.

E-Rechnungs-Gesetz und E-Rechnungs-Verordnung

Deutschland hat sich bei der Umsetzung der Richtlinie etwas mehr Zeit gelassen. Das E-Rechnungs-Gesetz und die dazugehörige Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rech-VO) sind am 27. November 2018 in Kraft getreten. Die E-Rech-VO sieht ein einheitliches digitales Rechnungsformat sowie verschiedene Umsetzungsfristen auf Bundes- und Länderebene vor.

Die verschiedenen Umsetzungsfristen für die E-Rechnung

Ab dem Tag des Inkrafttretens des Gesetzes waren zunächst die obersten Behörden des Bundes, allen voran die Bundesministerien, sowie die Verfassungsorgane gefordert, die technischen Vorgaben für das Empfangen der XRechnung zu erfüllen. Genau ein Jahr später mussten dann auch die nachgeordneten und mittelbaren Bundesbehörden diese Vorgaben erfüllen. Am 18. April 2020 waren die Behörden der Bundesländer, Gemeinden und Kommunen an der Reihe.

Der neue Standard heißt XRechnung

Für alle Auftragnehmer von Institutionen des Bundes und der Länder ist der 27. November 2020 der Stichtag zur Umsetzung der E-Rechnungs-Verordnung. Ab diesem Datum werden vonseiten der Behörden nur noch elektronische Rechnungen akzeptiert, die der europäischen Norm (EN 16931) entsprechen. In Deutschland gibt es die entsprechenden Rechnungsstandards XRechnung 1.2 und ZUGFeRD 2.0 Comfort, wobei sich derzeit insbesondere die XRechnung als Standard auf den nationalen Plattformen etabliert hat. Gemäß Verordnung des Bundes sind lediglich Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 Euro von den E-Rechnungs-Maßnahmen ausgenommen. Für alle anderen gilt, dass Rechnungen im PDF-Format, in Bildformaten oder eingescannte Papierrechnungen dann nicht mehr akzeptiert werden. Sie erfüllen nicht die Bedingungen einer elektronischen Rechnung im Sinne der Verordnung. Denn nach § 2 der E-Rech-VO muss eine übermittelte E-Rechnung stets in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt sein, das eine automatische und elektronische (Weiter-) Verarbeitung des Dokuments ermöglicht. Dies ist mit Rechnungen im PDF-Format nicht möglich.

Enorme Entbürokratisierung, Kosten- und Ressourceneinsparungen

Die Umstellung auf eine einheitliche Datenstruktur ist dringend notwendig. Der XML-Standard löst die vielen unterschiedlichen Formate für elektronische Rechnungen ab, die bisher in den Verwaltungen des Bundes und der 16 Bundesländer sowie bei den Unternehmen existieren. Die Vereinheitlichung führt zu mehr Sicherheit, Entbürokratisierung und Transparenz. Behörden und Unternehmen sparen Ressourcen, Nerven und natürlich Geld. So liegt die Ersparnis bei E-Rechnungen durch den Wegfall von Druck- und Portokosten bei satten 70 Prozent. Doch die Verringerung von Medienbrüchen macht Verwaltungsprozesse nicht nur effizienter, die Nachhaltigkeitsbilanz profitiert ebenso.

Zentrale Rechnungseingangsplattformen von Bund und Ländern

Für den Empfang der E-Rechnungen haben die jeweiligen Behörden im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) spezielle Plattformen geschaffen. Für die obersten Bundesbehörden gibt es die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE), für die nachgeordneten und mittelbaren Behörden des Bundes hat das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) gemeinsam mit der Bundesdruckerei die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) entwickelt. Bei den Bundesländern herrscht noch mehr „Vielfalt“: Während einige Bundesländer das Angebot des BMI zur Mitnutzung der OZG-RE aufgegriffen haben, setzen andere Länder auf eigens eingerichtete Länderplattformen oder individuelle Lösungen auf kommunaler Ebene.

Die Plattform OZG-RE befähigt öffentliche Auftraggeber zu einem rechtskonformen und komfortablen Rechnungsempfang. Die Plattform kann beispielsweise vollautomatisch Rechnungen von registrierten Rechnungsversendern entgegennehmen, die auf der europäischen PEPPOL-Infrastruktur registriert sind. Lieferanten und Dienstleister können über die Plattformen E-Rechnungen im Web erstellen und direkt an die zuständigen Behörden übermitteln. Der Upload sowie die Einreichung der Rechnung via E-Mail sind ebenfalls möglich.