Compliance als Basis für Vertrauen

Compliance-Management-System

Das Compliance-Management-System der Bundesdruckerei-Gruppe umfasst die Gesamtheit aller Maßnahmen und Prozesse, um in der Unternehmensgruppe Regelkonformität sicherzustellen. Neben der Bekämpfung von Korruption und Geldwäsche, der Verhinderung von Wettbewerbsverstößen sowie Verstößen gegen Exportkontrollen, Zoll- oder Steuerbestimmungen sind auch der Informations- und Datenschutz sowie der Schutz der Menschenrechte Gegenstand des Compliance-Management-Systems. Es orientiert sich am IDW PS 980 und ist darüber hinaus für die Bundesdruckerei GmbH gemäß ISO 37001:2018-05 (Managementsysteme zur Korruptionsbekämpfung) zertifiziert.

Die grundlegenden Prinzipien und Vorschriften für Mitarbeitende der Unternehmensgruppe, die unser Verhalten bestimmen, sind in unserem Verhaltenskodex zusammengefasst. Dazu gehört auch, dass wir keine Korruption oder sonstiges rechtswidriges Verhalten dulden.

Durch regelmäßige Schulungen werden Mitarbeitende mit dem Thema Compliance, Gesetzen und Vorschriften sowie den internen Verhaltensregeln vertraut gemacht. Im Rahmen des Compliance-Management-Systems können schnell mögliche Risiken erkannt und vorbeugende Maßnahmen eingeleitet werden. Hierzu gehören entsprechende Organisationsstrukturen und -prozesse ebenso wie Überprüfungen und Kontrollen.

Die Bundesdruckerei-Gruppe bekennt sich klar zu verantwortungsvollem und rechtmäßigem Handeln. Dies erwarten wir auch von unseren Geschäftspartnern, denen wir unseren Verhaltenskodex für Geschäftspartner zur Verfügung stellen.

Mitarbeitende, Kunden, Zulieferer sowie sonstige externe Personen können sich bei Compliance-relevanten Fragen per E-Mail an compliance@bdr.de wenden.

Menschenrechtliche Compliance

Als Unternehmen mit hohen Ansprüchen an Compliance, Sorgfalt und Integrität ist es uns ein besonderes Anliegen, menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken in unseren Geschäftsfeldern sowie in unserer Lieferkette angemessen zu adressieren. Maßgeblich sind für uns dabei die UN Menschenrechtskonvention, die Empfehlungen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) sowie die Prinzipien des UN Global Compact, dem wir Ende 2021 beigetreten sind. Die Erfüllung der diesbezüglichen unternehmerischen Sorgfaltspflichten nehmen wir sehr ernst. In unserer Grundsatzerklärung zur unternehmerischen Menschenrechtsstrategie und unserer Berichterstattung zur Einhaltung der Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz beschreiben wir dies genauer.

Export-Compliance

Ebenso strikt hält sich die Bundesdruckerei-Gruppe an die Bestimmungen des Exportkontrollrechts. Die Exportkontrollabteilung stellt sicher, dass bei Exporten von Waren, Software und Technologien sowie bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen alle Vorschriften der Europäischen Union und der Bundesrepublik Deutschland sowie anwendbares ausländisches Exportkontrollrecht eingehalten werden. Die Exportkontrollabteilung prüft, ob alle länder-, personen-, güter- und verwendungsbezogenen Beschränkungen eingehalten werden, wie etwa Verbote in Form von Embargos und Sanktionslisten oder Genehmigungspflichten. Darüber hinaus werden die Mitarbeitenden regelmäßig zum Thema Exportkontrolle geschult, womit ein Bewusstsein für dieses wichtige Thema geschaffen wird.

 

Zoll-Compliance

Die rechtskonforme und effiziente Umsetzung von Zollvorschriften ist ebenso wie die systematische Schaffung und Unterhaltung von geeigneten, erforderlichen und angemessenen Zollstrukturen Teil des Compliance-Management-Systems der Bundesdruckerei. Dadurch wird gewährleistet, dass die Waren korrekt in das Zolltarifschema eingereiht, die Zollwerte richtig ermittelt und Zollpräferenzen genutzt werden. Zudem fördert die Zollabteilung durch Richtlinien und Arbeitsanweisungen das zollrechtskonforme Verhalten der Mitarbeitenden und berät sie in allen zoll- und außenwirtschaftsrechtlichen Fragen.

Seit 2019 verfügt die Bundesdruckerei-Gruppe über die Bewilligung „Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter“ (AEO, Authorised Economic Operator). Damit bescheinigt die deutsche Zollverwaltung die besondere Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit der Bundesdruckerei bei der Abwicklung von internationalen Geschäftsverkehren.

 

Tax Compliance

Im Rahmen des Compliance-Management-Systems hat die Tax Compliance in der Bundesdruckerei-Gruppe eine zentrale Bedeutung. Die Tax Compliance gewährleistet die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften im Bereich des Steuerrechts. 

Die Bundesdruckerei-Gruppe stellt sicher, dass die für Tax Compliance zuständigen Mitarbeitenden mit den Steuergesetzen vertraut sind und interne Vorschriften und Prozessbeschreibungen bezüglich steuerrechtlicher Themen berücksichtigen. Letztere stehen jedem Mitarbeitenden der Bundesdruckerei-Gruppe zur Verfügung und werden kontinuierlich aktualisiert. Es werden regelmäßige und gegebenenfalls Ad-hoc-Schulungen bei wesentlichen Gesetzesänderungen durchgeführt, um zu gewährleisten, dass die Mitarbeitenden steuerrelevante Vorschriften einhalten.

Im Rahmen ihres Tax Compliance Management System (Tax CMS) hat die Bundesdruckerei-Gruppe Prozesse und Kontrollen implementiert, um Verstöße zu erkennen und zu verhindern, sodass Vermögens- und Reputationsschäden abgewendet werden können. Die Angemessenheit und Wirksamkeit des Tax CMS wird regelmäßig von unabhängigen externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften geprüft.

Hinweise und Beschwerden

Hinweise zu Schwachstellen oder sonstigen Umständen, die zu Rechtsverstößen führen, sowie Beschwerden über mögliche menschenrechts- oder umweltbezogene Verstöße, sofern sie unsere Unternehmensgruppe oder unsere Lieferkette betreffen, können an compliance@bdr.de gemeldet und darüber hinaus auch anonym über unser elektronisches Hinweisgebersystem abgegeben werden. Die Bundesdruckerei-Gruppe sichert Hinweisgebenden zu, dass sie im Falle einer anonymen Meldung keinerlei Schritte unternimmt, die hinweisgebende Person zu identifizieren. Ausgenommen hiervon ist eine missbräuchliche Nutzung – Denunziationen jeglicher Art werden nicht toleriert. Weitere Informationen dazu, wie Hinweise und Beschwerden bearbeitet werden, haben wir in unserer Verfahrensordnung (englische Version und polnische Version)zusammengefasst.