Sprache:

Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren der Bundesdruckerei-Gruppe

Revision 2.0

Die Einhaltung, gesetzlicher Vorschriften und interner Regeln, wie unseres Verhaltenskodexes, aber auch die Einhaltung unseres Verhaltenskodexes für Geschäftspartner hat für die Bundesdruckerei-Gruppe höchste Priorität. Das gilt für unseren eigenen Geschäftsbereich ebenso wie für unsere Lieferketten.

Uns ist wichtig, dass Risiken frühzeitig erkannt und Verstöße möglichst vermieden werden. Wir wollen rechtzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten und mögliche Schäden für Betroffene, Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner und unsere Unternehmensgruppe vermeiden.

Deshalb haben wir ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem eingerichtet, das internen und externen Hinweisgebenden auch anonyme Meldungen ermöglicht.

Mithilfe des transparenten Beschwerdeverfahrens schaffen wir insbesondere für die Betroffenen, die Hinweisgebenden und die Mitarbeitenden, die an der Aufklärung der gemeldeten Sachverhalte mitwirken, größtmöglichen Schutz.

Einheitliche und schnelle Prozesse sowie eine vertrauliche und professionelle Bearbeitung von Hinweisen durch interne Experten bilden das Fundament dieses vom Grundsatz des fairen Verfahrens getragenen Systems.

Benachteiligungen oder Bestrafungen von Hinweisgebenden und Personen, die mit der Bearbeitung von Beschwerden und Hinweisen betraut sind, werden nicht toleriert.

Diese Verfahrensordnung gilt für die Bundesdruckerei Gruppe GmbH und die Konzerngesellschaften Bundesdruckerei GmbH, Maurer Electronics GmbH, genua GmbH, D-Trust GmbH, Maurer Electronics Split d.o.o, iNCO Sp. z o.o., und die Xecuro GmbH (zusammen „Bundesdruckerei-Gruppe“).

1. Für welche Art von Beschwerden und Hinweisen gilt diese Verfahrensordnung?

In dieser Verfahrensordnung beschreiben wir allgemeingültige Grundsätze für die Bearbeitung von Meldungen und Hinweisen zu potentiellen Rechtsverletzungen, Risiken und Missständen in den Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe und allen zugehörigen Lieferketten. Die Verfahrensordnung findet Anwendung auf alle Beschwerdeverfahren, die unsere Unternehmensgruppe über die offiziellen Meldekanäle erreichen. Nicht von dieser Verfahrensordnung erfasst sind allgemeine Kundenanliegen und Beschwerden zu Produkten oder Dienstleistungen sowie Beschwerden ohne Bezug zu unserer Unternehmensgruppe.

2. Was muss ich zur Abgabe einer Beschwerde bzw. einer Meldung wissen?

Unser Beschwerdeverfahren steht grundsätzlich jeder Person zur Verfügung, ob unternehmensintern oder extern, die einen Hinweis oder eine Beschwerde über tatsächliche oder vermeintliche Missstände in der Bundesdruckerei-Gruppe bzw. entlang ihrer Lieferketten abgeben möchte. Sofern individuelle Rechtsansprüche geltend gemacht werden sollen, kann um Vorlage einer wirksamen Vertretungsvollmacht gebeten werden. Unabhängig davon wird jede Meldung geprüft und bearbeitet.

Folgende Beschwerdekanäle können zur Abgabe von Hinweisen genutzt werden:

Über das Internet ist unser Online-Hinweisgebersystem zur Aufnahme einer Beschwerde oder eines Hinweises unter der Adresse: https://report.whistleb.com/de/bundesdruckerei jederzeit zu erreichen.

Unter Umständen entstehen Hinweisgebenden Telekommunikationskosten für die Internetnutzung. Soweit Hinweisgebende zur Erhebung der Beschwerde das genannte Online-Tool verwenden, erhalten sie bei erstmaliger Nutzung des Systems Zugangsdaten, zu dem Online-Tool, die die weitere Kommunikation mit den Hinweisgebenden – auf ihren Wunsch auch anonymisiert - ermöglichen.

  • Telefonisch steht Hinweisgebenden jederzeit unter der Telefonnummer +49 (0)800 – 1810989 mit dem Firmencode 388201 ein Anrufbeantworter mit Sprachaufnahmefunktion zur Abgabe einer Beschwerde oder eines Hinweises zur Verfügung.

    Für die Telefonnutzung können den Hinweisgebenden Telekommunikationskosten entstehen.

Beschwerden können außerdem auch postalisch oder per Hauspost an die

  • Bundesdruckerei GmbH

    Compliance (Hinweis)

    Kommandantenstraße 18

    10969 Berlin

oder

gerichtet werden.

Persönlich: Hinweisgebende werden gebeten, bei persönlicher Meldung vorab einen Termin über compliance@bdr.de zu vereinbaren.

Über alle Beschwerde- bzw. Hinweiskanäle werden Meldungen in deutscher und englischer Sprache entgegengenommen. Die Bundesdruckerei-Gruppe wird sich bemühen, Meldungen in anderen Sprachen ebenfalls zu bearbeiten.

Im Rahmen des Beschwerdeverfahrens können alle tatsächlichen und vermeintlichen Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben, den Verhaltenskodex und den Verhaltenskodex für Geschäftspartner gemeldet werden. Ebenso können menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Pflichtverletzungen entlang der gesamten Lieferkette unserer Konzernunternehmen sowie in unserem eigenen Geschäftsbereich Gegenstand einer Meldung sein.

Damit eine Beschwerde bzw. ein Hinweis sachgerecht bearbeitet und Missstände schnell behoben werden können, werden möglichst konkrete Angaben benötigt.

Wir stellen hier Fragen zur Verfügung, die bei der Formulierung einer Meldung helfen können, wobei deren Beantwortung jedoch nicht Voraussetzung für die Bearbeitung der Meldung ist.

Zunächst benötigen wir eine Beschreibung des Geschehens, möglichst in chronologischer Reihenfolge. Folgende Fragen sollten dabei beantwortet werden:

  • Was ist passiert?
  • Wann ist es passiert und dauert das Geschehen noch an?
  • Wo ist es passiert?
  • Wer ist von dem Vorfall betroffen?
  • Was ist der Schaden?
  • Wer könnte für den Vorfall bzw. das Geschehen verantwortlich sein?
  • Gegen welche Regelungen wurde verstoßen?
  • Wie hängt das Geschehen mit der Bundesdruckerei-Gruppe zusammen?

Hinweise und Beschwerden können ohne Beweise oder Belege eingereicht werden. Wenn und soweit der Hinweisgebende jedoch über Belege, wie Fotos, Videos, Dokumente, Angaben zu weiteren Zeugen verfügt, können diese für die Bearbeitung sehr hilfreich sein.

Zusätzlich bitten wir um Angaben dazu, wie der weitere Kontakt gestaltet sein soll.

  • Besteht der Wunsch nach Anonymität oder nach vertraulicher Behandlung der Identität des Meldenden, in dem z.B. der Name nicht weitergegeben wird?
  • Auf welchem Wege soll die weitere Kommunikation stattfinden?

Zu guter Letzt können die Erwartungen mitgeteilt werden, die hinsichtlich der möglichen Präventions- oder Abhilfemaßnahmen bestehen.

3. Wie werden Hinweise und Beschwerden bearbeitet?

Jede eingehende Meldung wird intern dokumentiert und mit einem individuellen Aktenzeichen versehen.

Unabhängig vom gewählten Kommunikationsweg erhalten Meldende nach Eingang ihres Hinweises oder ihrer Beschwerde spätestens 7 Tage nach Eingang eine Eingangsbestätigung. Diese erfolgt, sofern Kontaktdaten zur Verfügung gestellt wurden, schriftlich, per E-Mail oder elektronisch über das digitale Hinweisgebersystem, je nachdem welcher Kommunikationskanal für die Meldung gewählt wurde. Der Bearbeitungsstand kann jederzeit über den gewählten Kommunikationskanal erfragt werden; beim Online-Hinweisgebersystem werden die Identifikationsnummer und das Passwort benötigt (siehe oben unter Punkt 2.2).

Darüber hinaus erhält die meldende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung, in der geplante bzw. bereits ergriffene Folgemaßnahmen mitgeteilt werden. Hier ist zu beachten, dass dies gegebenenfalls nur eingeschränkt möglich ist, sofern dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen berührt oder die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder darin genannte werden, beeinträchtigt werden.

Die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betrauten Mitarbeitenden des Compliance-Bereichs prüfen den mit Erhebung der Beschwerde mitgeteilten Sachverhalt. Zunächst wird die eingegangene Beschwerde thematisch und der Schwere nach eingeordnet sowie priorisiert.

Die weitere Prüfung übernimmt dann die je nach betroffenem Konzernunternehmen oder betroffener Lieferbeziehung zuständige Stelle innerhalb der Bundesdruckerei-Gruppe. Der hinweisgebenden bzw. beschwerdeführenden Person wird der zuständige Fachbereich mitgeteilt.

Die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betrauten Mitarbeitenden prüfen den Sachverhalt umfassend und stellen sicher, dass alle Hinweise angemessen untersucht werden.

Sollte eine Prüfung mangels ausreichender Angaben nicht möglich sein, wird, sofern das möglich ist, mit der hinweisgebenden Person Kontakt aufgenommen, um weitere Informationen zu erfragen. Soweit möglich und nötig, wird der Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person erörtert, über das Online-Hinweisgebersystem auch mit anonymen Hinweisgebenden.

Ziel ist es, festzustellen, ob hinreichende Anhaltspunkte vorliegen, die eine Regelverletzung, einen Rechtsverstoß oder das Risiko oder die Verletzung menschenrechtlicher oder umweltbezogener Pflichten im eigenen Geschäftsbereich oder entlang unserer Lieferketten wahrscheinlich erscheinen lassen. Dann werden unter Einhaltung des Datenschutzes gegebenenfalls weitere rechtlich gebotene Untersuchungs- und Aufklärungsmaßnahmen ergriffen, wie zum Beispiel Lieferantengespräche oder -audits oder förmliche interne Untersuchungen.

Die Bearbeitungszeit ist fallabhängig und kann, je nach Komplexität des Falles, von wenigen Tagen bis zu mehreren Monaten dauern. Die Bundesdruckerei-Gruppe ist jedoch bemüht, die Bearbeitung zeitnah abzuschließen.

Die hinweisgebende Person wird über den Abschluss des Beschwerdeverfahrens informiert.

Steht nach Überzeugung der mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betrauten Mitarbeitenden nach erfolgter Sachverhaltsaufklärung, Erörterung und Untersuchung fest, dass

  • keine Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben, den Verhaltenskodex und den Verhaltenskodex für Geschäftspartner sowie
  • keine menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten im eigenen Geschäftsbereich oder entlang der Lieferkette unserer Konzernunternehmen

vorliegen, wird das Verfahren eingestellt. Die hinweisgebende Person wird darüber schriftlich oder per E-Mail informiert.

Eine Einstellung des Verfahrens erfolgt auch, wenn eine Untersuchung oder Prüfung nicht möglich ist, weil weder ausreichende faktenbasierte Informationen vorliegen noch eine Kontaktaufnahme zur meldenden Person möglich ist.

Wenn durch die Untersuchung

  • Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben, den Verhaltenskodex und den Verhaltenskodex für Geschäftspartner oder
  • menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten im eigenen Geschäftsbereich oder entlang der Lieferkette unserer Konzernunternehmen

bestätigt werden, werden angemessene Folgemaßnahmen (Präventions- und Abhilfemaßnahmen) durch die im Unternehmen verantwortliche Stelle eingeleitet. Dies kann z.B. angemessene disziplinarische Maßnahmen im Einzelfall oder die Anpassung von Prozessen, unter Umständen aber auch den Abbruch von Geschäftsbeziehungen beinhalten.

Sofern bei Beschwerden zu menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Themen Missstände im eigenen Geschäftsbereich festgestellt werden, werden im Rahmend des rechtlich Zulässigen Gegenmaßnahmen ergriffen und kontrolliert, um das Risiko umgehend zu minimieren bzw. den Verstoß zu beenden.

Das hier beschriebene Beschwerdeverfahren ist für Meldende kostenlos.

Es wird darauf hingewiesen, dass eventuell im Zusammenhang mit der Nutzung des Beschwerdeverfahrens entstehende Kosten und Aufwendungen, z.B. Telekommunikationskosten, Reisekosten, Kosten für Rechtsberatung, durch die Bundesdruckerei-Gruppe grundsätzlich nicht übernommen werden.

Der Bundesdruckerei-Gruppe steht es frei, in jeder Phase des Beschwerdeverfahrens auch ein Verfahren der einvernehmlichen Beilegung, insbesondere ein Schlichtungs- oder Mediationsverfahren, anzubieten. Der hinweisgebenden Person steht es frei, an diesem Verfahren zur einvernehmlichen Beilegung teilzunehmen. Die Details des Verfahrens zur einvernehmlichen Beilegung werden von den Beteiligten gemeinsam besprochen und in einer separat abzuschließenden Vereinbarung geregelt.

4. Welche Verfahrensgrundsätze gelten für die Prüfung von Hinweisen und Beschwerden?

Sämtliche Hinweise werden vertraulich behandelt, sofern keine gesetzlichen Auskunftspflichten gegenüber Behörden oder gesetzlichen Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot zu beachten sind.

Die Anonymität bzw. die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebenden bleibt während des gesamten Prozesses gewahrt. Der Schutz umfasst auch Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und sonstige in der Meldung genannte Personen.

Personenbezogene Informationen, die eine Identifizierung ermöglichen, dürfen nur, wenn dies für die Untersuchung der Meldung unbedingt erforderlich ist und im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen weitergegeben werden.

Benachteiligungen, Einschüchterungen oder Anfeindungen sowie sonstige Repressalien gegenüber hinweisgebenden oder beschwerdeführenden Personen oder Personen, die nach bestem Wissen und Gewissen an Untersuchungen mitwirken, sind unzulässig und werden nicht geduldet.

Meldende, die den Eindruck haben, dass sie aufgrund Ihrer Meldung Einschüchterungen oder Repressalien erleiden, wenden sich an den Compliance-Bereich der Bundesdruckerei GmbH bzw. an den Fachbereich, der ihre Meldung bearbeitet.

Compliance-Bedenken, die Einschüchterung oder Repressalien wegen einer Meldung oder eines Hinweises betreffen, werden ebenfalls nach den in dieser Verfahrensordnung dargestellten Prinzipien untersucht.

Wissentliche Falschmeldungen über Verstöße mit dem Ziel, eine andere Person vorsätzlich und wahrheitswidrig zu beschuldigen, stellen einen Compliance-Verstoß dar und werden mit angemessenen Maßnahmen geahndet.

Soweit Hinweisgebende betroffen sind, die Mitarbeitende eines unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferers sind, bemüht sich die Bundesdruckerei entsprechende Regelungen mit dem Zulieferer zu treffen.

Die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens beauftragten Personen sind unparteiisch, das heißt, sie sind bei der Erfüllung ihrer Aufgabe unabhängig und nicht an Weisungen gebunden.

Bei Untersuchungen wird geltendes Recht, einschließlich des Datenschutzrechts, eingehalten.

Untersuchungen werden neutral und objektiv durchgeführt. Dabei werden belastende und entlastende Informationen berücksichtigt. Für Personen, gegen die sich ein Verdacht eines Fehlverhaltens richtet, gilt die Unschuldsvermutung.

Es werden ausschließlich legale Untersuchungsmethoden verwendet und nur rechtlich verwertbare Informationen berücksichtigt. Dabei gilt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, das heißt, Untersuchungsmaßnahmen müssen für die Erfüllung des Untersuchungszwecks immer geeignet, erforderlich und angemessen sein.

Sofern Beteiligungsrechte von Arbeitnehmervertretungen bestehen, werden die erforderlichen Stellen entsprechend eingebunden.

5. Datenschutz

Die Untersuchung von Beschwerden und Hinweisen erfolgt im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Weitere Informationen unter Punkt 6 unserer Datenschutzangaben im Internet: https://www.bundesdruckerei.de/de/datenschutz.

6. Salvatorische Klausel

Falls einzelne Bestimmungen dieser Verfahrensordnung unwirksam sein sollten oder diese Verfahrensordnung Lücken enthält, wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.