Das Once-Only-Prinzip
Die Verwirklichung des Once-Only-Prinzips ist Zielsetzung der Registermodernisierung und soll gewährleisten, dass Bürger und Bürgerinnen sowie Organisationen Verwaltungsleistungen einfacher und schneller beantragen können. Es ist zentraler Baustein auf dem Weg zur umfassenden Verwaltungsdigitalisierung. Voraussetzung für die Umsetzung des Once-Only-Prinzips sind vernetzte Register.
Was ist das Once-Only-Prinzip?
Das Once-Only-Prinzip (OOP) wird durch die Registermodernisierung umgesetzt. Das Ziel des Once-Only-Prinzips ist es, den Austausch von Daten zwischen Bürgern und Bürgerinnen, Unternehmen und der Verwaltung zu vereinfachen. Es soll ermöglichen, dass einmal mitgeteilte Informationen nicht erneut angegeben werden müssen, sondern stattdessen von den zuständigen Behörden abgerufen werden können. Daten und Nachweise, die bereits in einzelnen Registern vorliegen, können dann einfach abgerufen werden. Bei Anträgen müssen nur noch Veränderungen angegeben werden. Daraus ergeben sich ein wesentlicher Beitrag zum Bürokratieabbau und Entlastungen für Bürger und Bürgerinnen, Unternehmen und Behörden.
Voraussetzung für die Anwendung des Once-Only-Prinzips ist eine Vernetzung von Registern und Verwaltungsleistungen – die Register und andere Verwaltungsanwendungen müssen interoperabel sein, um das Once-Only-Prinzip umzusetzen.
So könnte das Once-Only-Prinzip in Zukunft das E-Government voranbringen
In der am weitesten fortgeschrittenen Stufe der Verwaltungsdigitalisierung ist eine vollständig digitale und proaktive Verwaltungsleistung geplant. Erneute Nachweise sind dann nicht mehr notwendig, da bereits vorhandene Daten aus der Verwaltung genutzt werden.
Das folgende Beispiel verdeutlicht, wie sich dies gestalten könnte: Die Beantragung von Elterngeld ist heute oft mit einem großen Aufwand verbunden, da zahlreiche Nachweise eingeholt, kopiert und eingereicht werden müssen. Durch die Einführung von „Once Only“ kann dieser Aufwand jedoch erheblich reduziert werden. Dann müssen die Nachweise in der Mehrzahl nicht mehr von dem oder der Antragstellenden selbst beigebracht werden, sondern die Verwaltung holt sich die erforderlichen Daten selbsttätig. Es ist dann nur noch erforderlich, dass Bürger und Bürgerinnen einen Antrag stellen, um den Prozess in Gang zu setzen.
Höchster Reifegrad für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG)
Auch das Onlinezugangsgesetz zielt auf die Umsetzung des Once-Only-Prinzips ab. Mit dem OZG werden Bund, Länder und Kommunen in Deutschland dazu verpflichtet, Verwaltungsdienstleistungen digital anzubieten. Ergänzend zum OZG wurde als Hilfsmethodik zur Bewertung des Digitalisierungsstands in der Verwaltung das Reifegradmodell eingeführt.
Der höchste Reifegrad der Digitalisierung sieht in diesem Modell vor, den Gesamtprozess der Bearbeitung von Anträgen von der Antragstellung bis zur Rückmeldung an die Antragstellenden medienbruchfrei zu gestalten. Dieser Gesamtprozess aber blieb im OZG außen vor. Das OZG fokussierte sich zunächst nur auf den ersten Schritt des Prozesses: die Antragstellung. Bei der Erreichung dieser fortgeschrittenen Ausbaustufe der Digitalisierung in der Verwaltung spielt das Registermodernisierungsgesetz eine bedeutsame Rolle.
Das Registermodernisierungsgesetz als Grundlage für das Once-Only-Prinzip
Bei der Zusammenarbeit von Registern und anderen Verwaltungsorganisationen kommt das Registermodernisierungsgesetz ins Spiel, denn es hat zum Ziel, dass Bürger und Bürgerinnen sowie Unternehmen behördliche Daten nicht mehrfach angeben müssen. Es schafft die rechtliche Grundlage für den Datenaustausch zwischen mehr als 50 staatlichen Registern sowie für eine einheitliche ID zur Identifizierung einer Person. Zusammenfassend legt das Registermodernisierungsgesetz den Grundstein für die Umsetzung des Once-Only-Prinzips. Mit der Auflösung von Insellösungen erreicht eine moderne und effiziente Verwaltung den höchsten machbaren Reifegrad.
Die Bundesdruckerei als starker Partner bei Registermodernisierung
Die Registermodernisierung umfasst Anpassungen in Registern, aber auch in anderen Anwendungen wie etwa Bürger- oder auch Unternehmensportalen. Die Bundesdruckerei setzt Register, wie beispielsweise das Organspenderegister, um. Auch ist die Bundesdruckerei in verschiedene Projekte und Aufträge im Zusammenhang mit dem Once-Only-Prinzip wie etwa die Entwicklung des Bundesportals involviert.
Die Single-Digital-Gateway-Verordnung (SDG-VO) der EU
Bei der Single-Digital-Gateway-Verordnung handelt es sich um eine EU-Regelung, die zum digitalen Zugang zu Verwaltungsleistungen für Bürger und Bürgerinnen sowie Unternehmen in der EU beitragen soll. Verabschiedet wurde sie im Jahr 2018 und ist Bestandteil der Initiativen der EU zur Verwaltungsdigitalisierung. Ziel der SDG-VO ist die Erschaffung eines einheitlichen digitalen Portals für Verwaltungsleistungen innerhalb der EU.
Auch die Harmonisierung von Verwaltungsprozessen sowie die Einführung des Once-Only-Prinzips ist Gegenstand dieser Regelung. Darüber hinaus fordert die SDG-VO Transparenz und Nutzungsfreundlichkeit – etwa durch die Dokumentation von Verwaltungsverfahren in allen EU-Sprachen oder Informationen darüber, welche Daten erhoben und verwendet werden. Damit wird der Weg für einen grenzüberschreitenden Datenaustausch zwischen Behörden innerhalb der EU geebnet.
Neben der SDG-VO tragen noch weitere Initiativen der EU zur Erschaffung vereinheitlichter Systeme mit standardisiertem Zugang bei. Die Europäische Datenstrategie beschäftigt sich etwa mit der Entwicklung einer gemeinsamen Dateninfrastruktur für die öffentliche Verwaltung. Das Single Market Programme (SMP) unterstützt die Digitalisierung von Verwaltungsdiensten, finanziert Projekte und fördert Initiativen zur Modernisierung von Registern und digitalen Infrastrukturen. Die EIDAS-Verordnung regelt die digitale Identität und elektronische Signaturen in der EU.
Vorteile des Once-Only-Prinzips
Das Once-Only-Prinzip hat für Bürger und Bürgerinnen, für Unternehmen und auch für die Verwaltung nennenswerte Vorteile. Als zentraler Baustein für die Digitalisierung und Modernisierung der Verwaltung sorgt es vor allem dafür, dass Bürger und Bürgerinnen wie auch Unternehmen ihre Daten nur einmal an eine Behörde übermitteln müssen, anstatt sie stets neu einzureichen. Alle Beteiligten profitieren von beschleunigten Verwaltungsprozessen und weniger Fehlerquellen. Das Once-Only-Prinzip kann auch wesentlich zur Schaffung von Transparenz beitragen, die sowohl behördenübergreifend als auch für Bürger und Bürgerinnen sowie Unternehmen vorteilhaft ist.
Voraussetzungen und Herausforderungen
Für die umfassende Verwaltungsdigitalisierung und des Once-Only-Prinzips sind einige Voraussetzungen zu beachten. Für technische, organisatorische und auch rechtliche Rahmenbedingungen werden Lösungen benötigt wie beispielsweise die Entwicklung von Standards oder auch die Anpassung bestehender Systeme. Die folgenden Punkte legen dar, welche Themen und Handlungsfelder sich im Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung ergeben.
Akzeptanz bei Behörden sowie bei Bürgern und Bürgerinnen
Auf Basis unterschiedlicher gesetzlicher Vorgaben wie dem Registermodernisierungsgesetz und der SDG-VO ist eine Anbindung an das NOOTS (Nationales Once-Only-Technical-System) verpflichtend. Dennoch ist die Akzeptanz einer einheitlichen digitalen Identität bei Bürgern und Bürgerinnen eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg. Vor allem Datenschutzbedenken gehören dabei zu den größten Hürden. Aber auch Nutzungsfreundlichkeit und ein klar erkennbarer Mehrwert bei Bürgern und Bürgerinnen sind bedeutsam, um die Akzeptanz zu erhöhen. Im Ergebnis müssen sowohl Register als auch Bürgerportale und andere Verwaltungsangebote an das NOOTS angebunden werden und sichere wie auch nutzungsfreundliche Lösungen bieten. Dafür sind Anpassungen der bestehenden Systeme notwendig.
Auflösen von Insellösungen und Interoperable Systeme mit NOOTS
Um eine gemeinsame Basis zur Integration vorhandener Lösungen zu schaffen, entstand ein Zielbild für die Registermodernisierung, das im März 2021 durch den IT-Planungsrat konkretisiert und beschlossen wurde. Im Zentrum steht dabei das NOOTS, eine Plattform, die den Datenaustausch zwischen Registern und anderen Anwendungen wie etwa Bürgerportalen ermöglicht. Innerhalb des NOOTS findet auch das Management der einmaligen ID eines Bürgers, einer Bürgerin oder eines Unternehmens statt, sodass es zum Kern der Umsetzung des Once-Only-Prinzips wird. Als einheitliche ID, die überall verwendet werden kann, ist die Steuer-ID im Gespräch. Grundlage für die Finanzierung der Umsetzung ist der IT-Staatsvertrag.
Organisatorische Herausforderungen und Lösungswege
Die Umsetzung des Once-Only-Prinzips in Form der Anbindung von Registern und Bürger- oder auch Unternehmensportalen der Verwaltung an das NOOTS bringt organisatorische Herausforderungen mit sich. Organisatorisch müssen bestehende Prozesse und Zuständigkeiten neu strukturiert werden, um eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Behörden zu gewährleisten. Technisch erfordert es die Integration unterschiedlicher IT-Systeme und die Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz. Zudem müssen Standards entwickelt werden, um die Interoperabilität der Systeme zu sichern. Das Once-Only-Prinzip muss im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie in der Verwaltung berücksichtigt werden. Wie das gelingt, lesen Sie in unserem Ratgeber zu Digitalisierungsstrategien für die Verwaltung.
Einhaltung von Vorschriften des Datenschutzes: Das Datenschutzcockpit
Im Registermodernisierungsgesetz ist auch eine gesetzliche Grundlage für den Datenschutz im Rahmen des Once-Only-Prinzips verankert – in Form des Datenschutzcockpits. Das Datenschutzcockpit ist eine Anwendung, die es Bürgern und Bürgerinnen sowie Unternehmen erlaubt, verschiedene Informationen einzusehen. Dazu gehören die Daten, die von Behörden über sie gespeichert wurden, und jene, die angeben, welche Ämter auf welche Daten zugegriffen haben. Die Datenschutz-Grundverordnung fordert darüber hinaus Einwilligungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Einwilligungen können im Datenschutzcockpit erteilt oder auch widerrufen werden.
IT-Security-Standards
Das Datenschutzcockpit dient der Umsetzung von Vorgaben der DSGVO – also dem Datenschutz. Hinzu kommen weitere Sicherheitsvorgaben. Neben allgemein gültigen Standards wie dem BSI-Grundschutz oder der ISO-Norm 27001, dem BSI-C5-Standard rund um Cloud-Dienste, gelten für die Verwaltung weitere wichtige Regeln. Aber auch auf Landesebene gibt es spezifische Vorgaben und für Organisationen aus dem KRITIS-Sektor ist die BSI-Kritisverordnung (BSI-KritisV) sowie der § 8 a des BSI-Gesetzes relevant, der Informationspflichten, die Einführung von Systemen zur Erkennung von Angriffen und die Durchführung von Audits regelt.
Der Weg zum Once-Only-Prinzip auf einen Blick
Die Verwaltungs- und Registermodernisierung zielt darauf ab, Effizienz und Transparenz öffentlicher Dienstleistungen durch die Anbindung von Online-Diensten und Registern an das nationale Online-Transaktionssystem (NOOTS) zu verbessern. Zusätzlich soll NOOTS auch in ein EU-weites System eingebunden werden, sodass sich eine effiziente und gut vernetzte Verwaltung zukünftig nicht auf den nationalen Einsatz beschränkt. Die Umsetzung des Once-Only-Prinzips erfordert eine nahtlose Vernetzung bestehender Register sowie standardisierte Schnittstellen für den sicheren Datenaustausch. Auf allen Ebenen – Kommunen, Länder oder Bund – ist eine entsprechende Digitalisierungsstrategie und Umsetzungskompetenz genauso von entscheidender Bedeutung wie eine breite Akzeptanz innerhalb der Verwaltung und bei Bürgern und Bürgerinnen wie auch bei Unternehmen. Mit der Schaffung dieser Basis wird der Weg frei für Nutzungsfreundlichkeit, Effizienz, Transparenz und auch für den Einsatz intelligenter Technologien wie Künstlicher Intelligenz.
