100 Millionen digitale Unterschriften in zehn Jahren eANV

Früher lief es beim Abfallnachweisverfahren so ab: Drei Millionen Papierdokumente pro Jahr wurden erstellt, ausgedruckt und verwaltet. Alle Beteiligten – Erzeuger, Beförderer, Entsorger und Behörden – hatten mit ineffizienten Arbeitsprozessen inklusive Medienbrüchen und hoher Kosten für die Archivierung zu kämpfen. Dann kam vor zehn Jahren das eANV, mit dem seitdem die ordnungsgemäße Entsorgung gefährlichen Abfalls überwacht wird.

Die digitale Unterschrift der Dokumente ist seit 1. April 2010 möglich und wurde am 1. Februar 2011 verpflichtend. Aktuell werden circa 85.000 Dokumente pro Tag über das Portal „ZKS-Abfall“ ausgetauscht. Das sind mehr als 30 Millionen elektronische Begleitscheine und Entsorgungsnachweise pro Jahr. Stündlich werden im Portal rund 1.500 digitale Unterschriften von den Behörden geprüft. Und im gesamten Zeitraum seit Verfahrensstart sind mehr als 100 Millionen Online-Unterschriften geleistet worden.

Seit dem Stichtag gibt es keine unzähligen Durchschriften und Kopien mehr, sondern nur noch zwei zentrale Dokumente in digitaler Form: den elektronischen Begleitschein, der nachweist, dass der Abfall entsorgt wurde, sowie den elektronischen Entsorgungsnachweis, der belegt, dass die Entsorgung auch zulässig ist. Mittlerweile sind rund 30.000 Betriebe mit ihren Mitarbeitern an dem elektronischen Abfallnachweisverfahren beteiligt.

Vielfältige Vorteile durch digitale Unterschrift

Die Vorteile der digitalen Unterschrift für den Abfallnachweis sind vielfältig und gelten auch für andere Behördenverfahren. Elektronisch unterschreiben

• senkt die Ausgaben für die Archivierung und den Versand von Papierdokumenten,
• ermöglicht erstmals durchgängige elektronische Workflows,
• optimiert behördliche Arbeitsprozesse und
• erhöht die Zufriedenheit aller am Prozess Beteiligten.

Die Dokumente beim eANV müssen vom Erzeuger, Beförderer, Entsorger und von den Behörden bei allen Prozessschritten digital unterschrieben werden. Zusätzlich leisten alle Beteiligten einmalig eine Online-Unterschrift bei der Registrierung im zentralen Verfahrensportal „ZKS-Abfall“.

Mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ließ sich das Verfahren komplett auf einen digitalen Workflow umstellen. Die QES stellt sicher, dass digital unterschriebene Dokumente rechtsverbindlich sind. Ein weiterer großer Nutzen: Mit einer QES unterschriebene Dokumente sind fälschungssicher. Zudem ist der Absender eindeutig identifizierbar. Das senkt die Fehlerquote in den Dokumenten massiv. Beim eANV liegt sie unter einem Prozent.

Verschiedene Varianten nutzbar

Erzeugt werden die digitalen Unterschriften mit Signaturkarte und dazugehörigem Lesegerät. Auf der Signaturkarte befindet sich das sogenannte qualifizierte Zertifikat, das die Identität des Absenders bestätigt und den Signaturschlüssel für die Absicherung der Dokumente enthält. Das qualifizierte Zertifikat stammt von externen Vertrauensdiensteanbietern wie der D-TRUST GmbH, die besonders strengen Sicherheitsvorschriften und Haftungsregeln unterliegen.

Zusätzlich gibt es mit der Fernsignatur ein mobiles sowie hardwareunabhängiges, nutzerfreundliches Verfahren für die digitale Unterschrift. Damit lassen sich Online-Unterschriften nun auch aus der Ferne auslösen, zum Beispiel über Smartphones und Tablets. Die notwendigen Signaturkomponenten für eine mobile QES befinden sich in der hochsicheren IT-Umgebung eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters. Die Bundesdruckerei und ihr Tochterunternehmen D-Trust haben mit sign‑me die erste deutsche Fernsignaturlösung auf den Markt gebracht.

Erste sign-me-Anwendungen werden bereits erfolgreich eingesetzt: So bietet etwa das Personalvermittlungs-Start-up Zenjob Studenten die Möglichkeit, befristete Arbeitsverträge per Smartphone zu unterschreiben. Dank sign-me konnte Zenjob von Beginn an konsequent alle Arbeitsschritte digitalisieren. Das spart dem Unternehmen die teure Archivierung von Papierdokumenten und sorgt für eine hohe Kundenzufriedenheit.

eANV als vorbildliche Blaupause

Bereits jetzt wird in der Abfallbranche darüber diskutiert, weitere Papierdokumente in elektronische Workflows zu überführen. Zudem wird aktuell an einer europäischen Lösung für das eANV gearbeitet. Somit hat sich die digitale Unterschrift für den Abfallnachweis als Digitalisierungsbeschleuniger erwiesen.

Dank des großen Erfolgs kann das eANV auch als Vorbild für den elektronischen Austausch von Frachtinformationen dienen. Der E-Frachtbrief soll in der EU 2025 kommen und pro Jahr schätzungsweise 100 Millionen Euro an Kosten einsparen.