Das elektronische Siegel wird zum Digitalisierungsturbo

Digitaler Unternehmensstempel

Das elektronische Siegel überführt den Unternehmensstempel und das Behördensiegel ins digitale Zeitalter. Es ist ein zentrales Werkzeug, um Unternehmensabläufe und Verwaltungsvorgänge digital durchzuführen.

Darum ist das elektronische Siegel so bedeutsam

Wer elektronische Dokumente sicher archivieren oder vertrauenswürdig mit anderen Anwendern austauschen will, hatte bisher nur eine Wahl: die elektronische Signatur. Jetzt gibt es mit dem elektronischen Siegel eine zweite Möglichkeit. Wenn Unternehmen und Behörden ein Dokument elektronisch siegeln, identifizieren sie sich eindeutig als Absender und schützen die Informationen gleichzeitig vor Manipulationen. Während sich die elektronische Signatur auf eine einzelne Person bezieht, ist das elektronische Siegel auf eine Organisation ausgestellt.

Unterschied zwischen elektronischer Signatur und elektronischem Siegel

Eine elektronische Signatur eignet sich für Dokumente, in denen eine Willenserklärung zum Ausdruck kommt, beispielsweise bei Kaufverträgen, Bestellungen oder Angebotsschreiben. Das elektronische Siegel stellt hingegen sicher, dass die Dokumente von einer bestimmten Organisation stammen und echt sind. Oder anders ausgedrückt: Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ersetzt die handschriftliche Unterschrift, das elektronische Siegel ist das Pendant zum Unternehmensstempel.

Anwender des elektronischen Siegels

Im Bankensektor sorgen gesiegelte Dokumente für eine vertrauenswürdige elektronische Kommunikation. In öffentlichen Verwaltungen lassen sich mit elektronischen Siegeln deutlich mehr Bescheide digital verschicken. Zusätzlich sind E-Siegel für amtliche Beglaubigungen und in Vergabeverfahren einsetzbar. Unternehmen profitieren von E-Siegeln bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung, Krankenhäuser bei der elektronischen Patientenakte. Ein weiteres großes Anwendungsfeld ist die elektronische Archivierung und hier speziell das ersetzende Scannen nach TR-RESISCAN. Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben setzt bei der Digitalisierung ihrer Personalakten auf eine Siegel-Lösung. Um den Beweiswert der Dokumente für die Langzeitzeitarchivierung zu sichern, sah die Richtlinie bisher das Aufbringen einer elektronischen Signatur mit dem höchsten Sicherheitsniveau vor. Jetzt bietet das elektronische Siegel eine komfortable Alternative. WMF, Hersteller hochwertiger Haushaltswaren, versieht elektronische Rechnungen mit einem elektronischen Siegel und beugt damit Betrugsfällen vor. Und die Deutsche Post siegelt elektronische Einschreiben für E-Postbriefe. All diese Beispiele zeigen: Das elektronische Siegel wird zum Digitalisierungsturbo.

Überblick typischer Dokumente und Verfahren für elektronische Siegel 

Ein kurzer Überblick zu den Anwendungen elektronischer Siegel unterschiedlichen Branchen:

Banken und Versicherungen

• Kontoauszüge
• PSD2-Zahlungsrichtlinie

Gesundheitssektor

• Entlassungsbriefe
• Überführungsbescheide 
• Aufklärungsbogen

Behörden 

• Steuer- und Rentenbescheide 
• E-Akten-Führung und Langzeitarchive 
• Zeugnisse 
• Elektronische Vergabeverfahren

Industrie 

• Dokumente mit sensiblen Informationen
• Software-Programme 
• Elektronische Rechnungen

Zum Abschluss: Abwarten oder loslegen?

Jetzt starten! Es gibt keine Gründe mehr abzuwarten. Die Technologien sind ausgereift und sofort einsetzbar. Der rechtliche Rahmen ist durch die eIDAS-Verordnung gesetzt. Mit dem Inkrafttreten des Signaturgesetzes am 01.07.2016 lässt sich das elektronische Siegel auf einer sicheren rechtlichen Basis im gesamten EU-Raum einsetzen. Schritt für Schritt wird das elektronische Siegel in zentralen nationalen Gesetzen und anderen rechtlichen Vorgaben stärker verankert. Aktuelles Beispiel ist die TR-RESISCAN-Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zum ersetzenden Scannen. Laut der neuen Version können im Scanprozess für den Beweiswerterhalt statt Signaturen nun auch elektronische Siegel genutzt werden.

Häufig gestellte Fragen zum Thema elektronische Siegel

Was braucht man, um elektronisch siegeln zu können?

Anwender, die bereits eine Signatur-Lösung im Einsatz haben, können die vorhandene Infrastruktur aus Hardware und Software auch für das elektronische Siegel nutzen. Benötigt wird eine Smartcard, auf der ein qualifiziertes Organisationszertifikat und ein kryptografisches Schlüsselpaar hinterlegt sind. Außerdem sind ein Kartenlesegerät und eine gängige Signatur-Software notwendig.

Welche Siegel-Varianten sind verfügbar?

Das elektronische Siegel gibt es in zwei Varianten: für Einzeldokumente und als Multi-Siegelkarte, mit der sich eine große Anzahl von Dokumenten in einem Vorgang siegeln lassen.

Wo ist die elektronische Siegelkarte erhältlich?

Bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Nur diese erfüllen die strengen Anforderungen der eIDAS-Verordnung an Sicherheit und Haftung. Sie unterliegen der strengen Aufsicht einer nationalen Behörde - in Deutschland ist dies die Bundesnetzagentur - und werden alle zwei Jahre von unabhängigen Auditoren zertifiziert.

Welche weiteren Einsatzszenarien sind vielversprechend?

Im Gesundheitssektor und der Finanzbranche etwa hat der Herkunftsnachweis und Schutz der Dokumente eine große Bedeutung. Durch Siegellösungen ist es möglich, zusätzliche Dokumentenarten, wie Entlassungsdokumente, Ärztebriefe oder Überführungsbescheide, in die elektronische Patientenakte zu integrieren. Weiterhin sind elektronische Siegel in der Lage, Prozesse, die ein hohes Sicherheitsniveau voraussetzen, auf eine verlässliche Basis zu stellen. Im Bankensektor zum Beispiel sorgen gesiegelte Dokumente für eine sichere und vertrauenswürdige Kommunikation. Laut der neuen EU-Zahlungsrichtlinie PSD2 müssen Anfragen von Drittanbietern, etwa FinTechs, an die kontoführende Stelle mit einem elektronischen Siegel abgesichert sein.