Intelligente Wissensplattformen: Wie KI, Datenanalyse und Digitalisierung Archive zur Zukunftsressource machen

Öffentliche Archive fungieren als Gedächtnis der Gesellschaft und bilden die Grundlage für zukünftige Entscheidungen. Voraussetzung ist im Zuge der digitalen Transformation, dass riesige Archivbestände in digitale Formate überführt und digital zugänglich gemacht werden. Um die Dimension zu verdeutlichen: Allein das Bundesarchiv verfügt derzeit über rund 540 Regalkilometer Schriftgut, 15 Millionen Bilder und mehr als 60 Petabyte Daten in digitalen Speichern. 

Mit welchen Technologien Archive zu „intelligenten Wissensplattformen“ und so zu einer echten „Zukunftsressource“ werden können, hat das GovTech-Beratungsunternehmen Possible nun mit den Autoren Olof Leps, Senior Expert Public Sector, und Christoph Winterhager, Senior Solution Manager, von der Bundesdruckerei in einer gemeinsamen Studie dargelegt. Der Bericht, der auf Befragungen verschiedener Archive beruht, betrachtet dabei zentrale Arbeitsschritte des Archivwesens wie den vorarchivischen Prozess, die Bewertung des Materials, die Bestandserhaltung, die Erschließung und die Bereitstellung und Benutzung der Archivalien. 

Technische Lösungen in allen Bereichen des Archivwesens 

Für jeden dieser Arbeitsschritte identifizieren die Autoren technologische Lösungen, die „Archive zukünftig intelligent-vernetzt, nutzerzentriert und resilient“ machen können. So ermöglichen intelligente Records Management Systeme etwa bereits im vorarchivischen Prozess zu entscheiden, welche Unterlagen überhaupt archivwürdig sind. Klassifizierungsalgorithmen werden den Archiven empfehlen, welche Dokumente übernommen oder kassiert werden sollen. Hinsichtlich der Lagerung und Sicherung werden Cloud-Speicherlösungen nutzbar, die auch einen Zugriff auf die Daten über das Internet ermöglichen. KI-Algorithmen erkennen zudem Schäden an Archivmaterial und geben entsprechende Handlungsanweisungen. Nutzende werden Archive zudem mit KI-basierten Chatbots und Rechercheassistenten leichter und effizienter erschließen können, indem sie – basierend auf den Archivalien - prompte und präzise Antworten auf ihre Anfragen bekommen.  

Rechtssichere Digitalisierung durch Scan-Services 

Neben solchen Lösungen im Bereich Künstliche Intelligenz bietet die Bundesdruckerei weitere Services für Archive an.

In der Case Study Digitalisierung Bundestagsarchiv hat sie beispielsweise die Digitalisierung aller Bücher der Gesetzesdokumentationen von der Gründung der Bundesrepublik bis in die Gegenwart – insgesamt 11.859 Bände – umgesetzt. Möglich werden solche Vorhaben etwa durch rechtssicheres und ersetzendes Scannen - die Bundesdruckerei bietet hierzu verschiedene professionelle Scan- und Datenerfassungsdienste an.

Ein besonderer Service bietet dabei RESISCAN, eine Lösung, die im Fall des Bundestagsarchivs indes nicht genutzt wurde.. Er ermöglicht das ersetzende Scannen gemäß BSI-Richtlinie. Dabei werden Papierdokumente sicher gescannt, digital signiert und anschließend vernichtet. Durch die Digitalisierung entfallen Lagerkosten und Papierdokumente, während digitalisierte Dokumente orts- und zeitunabhängig zugänglich und Prozessdurchlaufzeiten verkürzt werden. Zudem sind die digitalisierten Dateien dank OCR-Technologie per Volltextsuche durchsuchbar. 

Lösungen wie der RESISCAN-Service stellen zentrale Bausteine bei der Digitalisierung des „Archivs der Zukunft“ dar. Um hier zum Erfolg zu gelangen, skizziert der Bericht drei Zukunftsbilder, welche die Richtung für die öffentliche Verwaltung und Politik sowie für Archive und ihre Ausbildungsinstitutionen bestimmen sollen:

1. Das intelligent-vernetzte Archiv, bei dem Behörden und Archive über Schnittstellen einen reibungslosen Übergang und eine intelligente Verknüpfung mit anderen Archiven verfügen.

2. Das nutzerzentrierte Archiv, das auf die Bedürfnisse diverser Nutzergruppen angelegt ist und ortsunabhängig Zugang ermöglicht.

3. Das resiliente Archiv, das durch Cybersicherheitsmaßnahmen und andere Lösungen Schutz vor Datenverlust und Angriffen bietet.