Proces postępowania

Procedura rozpatrywania niezgodności jest udostępniana do dyspozycji każdej osoby, zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa jaki i z zewnątrz, która chciałaby złożyć zgłoszenie lub zażalenie o rzeczywistym lub rzekomym niewłaściwym stanie rzeczy w Bundesdruckerei-Gruppe lub wzdłuż jej łańcucha dostaw.

Roszczenia zgłaszane drogą prawną wymagają pełnomocnictwa. Niezależnie od tego każde zgłoszenie niezgodności zostanie przeanalizowane.

Do zgłaszania nieprawidłowości mogą służyć następujące kanały:

Internetowo: poprzez System Online Zgłaszania Nieprawidłowości, poprzez link: http://report.whistleb.com/de/bundesdruckerei.

Telefonicznie: o każdej porze jest możliwość zgłaszania zażalenia/incydentu telefonicznie, pod nr. tel.: +49 (0)800 – 1810989 z kodem firmy 388201 (nieprawidłowość będzie rejestrowana za pomocą poczty głosowej).

Przy użyciu telefonu dla zgłaszającego mogą powstać koszty telekomunikacyjne.

W niektórych okolicznościach powstają dla zgłaszającego nieprawidłowość dodatkowe koszty telekomunikacyjne za korzystanie z Internetu.

Jeżeli zgłaszający incydent korzysta z Online-Tool, otrzymuje przy pierwszorazowym użyciu dane dostępu, które umożliwiają w późniejszym czasie kontakt ze zgłaszającym (sygnalistą) – na jego życzenie dane te są zanonimizowane.

Poza tym zgłoszenia nieprawidłowości mogą być zgłaszane drogą pocztową na adres:

Bundesdruckerei GmbH

Compliance (Hinweis)

Kommandantenstraße 18

10969 Berlin

lub mailowo: compliance@bdr.de

Osobiście: osoby chcące zgłosić nieprawidłowość osobiście proszone są o uprzednie ustalenie terminu wysyłając wiadomość na adres: compliance@bdr.de

Zgłoszenia nieprawidłowości są przyjmowane poprzez dostępne kanały w językach niemieckim i angielskim. Grupa Bundesdruckerei dokłada starań, aby istniała możliwość zgłaszania również w innych językach.

W ramach procedury zgłaszania nieprawidłowości można zgłaszać wszelkie rzeczywiste i domniemane naruszenia przepisów prawnych kodeksu postępowania i kodeksu postępowania dla partnerów biznesowych.

Również ryzyka związane z przestrzeganiem praw człowieka czy ryzyka związane z ochroną środowiska lub naruszenia obowiązków w całym łańcuchu dostaw naszych spółek jak i w obrębie działalności firmy, mogą być przedmiotem zgłoszeń.

Aby skutecznie móc rozpatrzyć zgłoszenie i sprawnie usunąć nieprawidłowości, dane zgłoszenie powinno być jasno i konkretnie sformułowane. Pytania pomocnicze mają na celu ułatwić formułowanie treści zgłoszeń, jednakże nie ma to wpływu na ich rozpatrzenie.

W pierwszej kolejności należy opisać zdarzenie zachowując możliwie chronologię. Należy odpowiedzieć na następujące pytania:

• Co się wydarzyło?
• Kiedy miało miejsce zdarzenie i czy trwa nadal?
• Gdzie się wydarzyło?
• Kto jest dotknięty tym incydentem?
• Rodzaj szkody?
• Kto mógłby być świadkiem zdarzenia lub mógł się do niego przyczynić?
• Jakie przepisy zostały naruszone?
• Jaki związek ma to naruszenie z Bundesdruckerei-Gruppe?

Zgłoszenia naruszeń mogą być zgłaszane również bez dokumentacji. Jeżeli osoba zgłaszająca jest w posiadaniu takiej dokumentacji np.: zdjęcia, nagrania video, dokumenty, informacje o innych świadkach. Powyższe informacje mogą być pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszeń.

Każde zgłoszenie jest dokumentowane wewnętrznie i otrzymuje indywidualny numer referencyjny.

Niezależnie od wyboru drogi komunikacji, zgłaszający nieprawidłowość otrzymują najpóźniej w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia, potwierdzenie otrzymania zgłoszenia. Potwierdzenie może być wysłane na różne sposoby, w zależności od tego jakie dane do kontaktu pozostawił zgłaszający: pisemnie, mailowo lub elektronicznie przez system WhistleB.

Status przetwarzania można sprawdzić w dowolnym momencie za pośrednictwem wybranego kanału komunikacyjnego. W przypadku internetowego zgłaszania nieprawidłowości wymagany jest nr. identyfikacyjny oraz hasło (patrz punkt 2.2).

Ponadto osoba zgłaszająca otrzyma w ciągu trzech miesięcy po potwierdzeniu otrzymania zgłoszenia informację zwrotną, w której zostaną przekazane planowane lub już podjęte działania następcze. Należy jednak zauważyć, że może to być ograniczone, jeśli wpłynęłoby to na wewnętrzne dochodzenia lub śledztwa, lub naruszałoby prawa osób, które są przedmiotem zgłoszenia lub które zostały w nim wymienione.

Pracownicy działu zgodności odpowiedzialni za przeprowadzenie postępowania skargowego analizują okoliczności przedstawione w zgłoszeniu. Na początku otrzymane zgłoszenie jest klasyfikowane tematycznie według powagi i pilności.

Dalszą weryfikację przeprowadza odpowiednia firma/spółka w ramach Bundesdruckerei-Gruppe. Osobie zgłaszającej zażalenie lub incydent zostaje przekazana informacja dot. działu, do którego zostało przekierowane zgłoszenie.

Pracownicy odpowiedzialni za przeprowadzenie analizy zgłoszenia szczegółowo analizują okoliczności i zapewniają, że wszystkie wskazówki są odpowiednio badane. Jeśli weryfikacja nie jest możliwa z powodu niewystarczających informacji, kontaktują się o ile to możliwe z osobą zgłaszającą, w celu uzyskania dodatkowych informacji. W miarę możliwości i potrzeby sprawa jest omawiana z osobą zgłaszającą, również z anonimowymi zgłaszającymi za pośrednictwem internetowego systemu zgłaszania nieprawidłowości. Celem analizy jest ustalenie, czy istnieją wystarczające podstawy do stwierdzenia, że istnieje prawdopodobieństwo naruszenia przepisów, naruszenia prawa lub ryzyka lub naruszenia praw człowieka lub obowiązków związanych z ochroną środowiska w naszej dziedzinie działalności lub wzdłuż naszych łańcuchów dostaw. Następnie, z zachowaniem ochrony danych, podejmowane są ewentualne dalsze, wymagane prawem działania dochodzeniowe i wyjaśniające, takie jak rozmowy z dostawcami, audyty lub formalne wewnętrzne dochodzenia.

Czas przetwarzania zgłoszenia jest uzależniony od wagi zgłaszanej nieprawidłowości i trwa od kilku dni do nawet kilku miesięcy. Jednakże Bundesdruckerei-Gruppe dokłada wszelkich starań, aby każde zgłoszenie było rozpatrzone bez zbędnej zwłoki. Po zakończeniu analizy osoba zgłaszające otrzymuje informację o zakończeniu procesu.

Jeżeli po przeprowadzeniu analizy, omówienia i badania zagadnienia, zespół Pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzenie procedury rozpatrywania nieprawidłowości stwierdza, że:

• nie doszło do naruszenia przepisów prawnych, kodeksu postępowania oraz kodeksu postępowania dla partnerów biznesowych, jak i
• nie zostały naruszone obowiązki i ryzyka dot. praw człowieka i ochrony środowiska w naszej działalności oraz działalności związanej z łańcuchem dostaw powiązanych spółek

postępowanie zostaje zakończone, a o fakcie tym zostaje poinformowany zgłaszający.

Zawieszenie postępowania następuje również w przypadku, gdy nie jest możliwe przeprowadzenie badania lub kontroli, ponieważ nie ma wystarczających informacji opartych na faktach, ani możliwości skontaktowania się z osobą zgłaszającą.

Jeżeli w wyniku analizy danego zgłoszenia dojdzie do:

• naruszenia przepisów prawnych, kodeksu postępowania oraz kodeksu postępowania dla partnerów biznesowych lub
• zaistnienia ryzyka związanego z prawami człowieka lub środowiskiem lub naruszenia obowiązków związanych z prawami człowieka lub środowiskiem w naszej dziedzinie działalności lub wzdłuż łańcucha dostaw naszych spółek koncernowych;

Wówczas zostają wdrożone działania następcze (zapobiegawcze i naprawcze) przez odpowiedni podmiot w firmie. Może to obejmować na przykład odpowiednie środki dyscyplinarne w pojedynczych przypadkach lub dostosowanie procesów, a w niektórych przypadkach nawet zerwanie relacji biznesowych. Jeżeli w przypadku skarg dotyczących kwestii związanych z prawami człowieka lub ochroną środowiska zostaną stwierdzone nieprawidłowości w naszej działalności, podejmiemy i wdrożymy odpowiednie środki zaradcze w prawnie dopuszczalnych ramach, aby jak najszybciej zminimalizować ryzyko lub zniwelować naruszenie.

Opisane postępowanie jest bezpłatne dla zgłaszających. Obowiązująca zasada jest taka, że koszty i wydatki związane z korzystaniem z postępowania, takie jak koszty telekomunikacyjne, koszty podróży, koszty porad prawnych, nie są zazwyczaj pokrywane przez Bundesdruckerei-Gruppe.

Grupa Bundesdruckerei jest otwarta w dowolnym momencie analizy zgłoszeń zaproponować procedurę polubownego rozstrzygania sporów, w szczególności postępowanie mediacyjne lub postępowanie pojednawcze. Osoba zgłaszająca ma prawo wziąć udział w tej procedurze. Szczegóły procedury polubownego rozstrzygania nieprawidłowości są omawiane wspólnie przez strony i regulowane w odrębnym porozumieniu.

Każde zgłoszenie jest traktowane poufnie, o ile nie ma obowiązku udzielania informacji na podstawie przepisów prawa wobec organów ścigania lub w obliczu wyjątkowych sytuacji kierowanych prawem, w których taka poufność nie może być zachowana. Dane osobowe, które umożliwiają identyfikację mogą być udostępniane wyłącznie wtedy, kiedy jest to konieczne do zbadania zgłoszenia, jednakże zawsze zgodnie z wymogami wynikającymi z ustawy o ochronie danych osobowych.

Dyskryminacja, zastraszanie lub wrogość, a także inne represje wobec osób zgłaszających nieprawidłowości, które współpracują zgodnie z przyjętymi zasadami, nie jest i nie będzie tolerowana. Zgłaszający, którzy podejrzewają prześladowania osób trzecich z powodu wykonanego zgłoszenia, mają obowiązek poinformowania o zajściu takiego zachowania działu ds. niezgodności w Bundesdruckerei-Gruppe.

Podejrzenia działu ds. niezgodności, które dotyczą zastraszania lub represji z powodu zgłoszenia, są również badane zgodnie z zasadami przedstawionymi w niniejszej procedurze.

Fałszywe informacje dotyczące naruszeń, mające na celu umyślne i nieprawdziwe oskarżanie innej osoby, stanowią naruszenie zasad zgodności i są karane odpowiednimi środkami.

Jeśli dotyczy to informujących, którzy są Pracownikami bezpośredniego lub pośredniego dostawcy, Bundesdruckerei stara się ustalić odpowiednie regulacje z dostawcą.

Osoby zaangażowane w proces przetwarzania zgłoszeń są bezstronne, to znaczy przy wykonywaniu swoich zadań są niezależni i nie związani odgórnymi poleceniami.

Podczas analizowania zgłoszeń przestrzegane jest obowiązujące prawo, w tym prawo ochrony danych osobowych.

Badania są prowadzone w sposób neutralny i obiektywny. Przy tym uwzględniane są zarówno obciążające, jak i korzystne informacje. Dla osób, wobec których istnieje podejrzenie niewłaściwego postępowania, obowiązuje domniemanie niewinności.

Wykorzystywane są wyłącznie legalne metody analityczne i uwzględniane są tylko informacje prawomocne. Obowiązuje zasada proporcjonalności, co oznacza, że środki analityczne muszą zawsze być odpowiednie, konieczne i adekwatne do celu analizy.