Stadt Offenburg baut Siegel und Signaturen von D-Trust in ihren digitalen Masterplan ein

Viele Städte und Kommunen in Deutschland stehen vor einer umfangreichen Digitalisierung ihrer Prozesse und müssen dabei auch für den Echtheitsnachweis ihrer elektronischen Daten sorgen. Die Große Kreisstadt Offenburg im Westen Baden- Württembergs nutzt innerhalb ihres elektronischen Dokumentenmanagements die Siegel- und Signaturkarten der D-Trust GmbH. Überzeugt hat die Entscheidungsträger auch das unkomplizierte Antragsverfahren BehördenIdent Basic.

Digitale Bürgerdienste im Rahmen des OZG

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Kommunen, Bürgerinnen und Bürgern Verwaltungsdienste online anzubieten. Die Stadt Offenburg ist darauf gut vorbereitet. Hier gehören digitale Bürgerdienste seit langem zu einem eigenen „Masterplan“. Ein Teil davon ist die Nutzung von qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) und Siegeln der D-Trust GmbH. Damit Mitarbeitende diese ohne großen Aufwand beziehen können, unterstützt der Vertrauensdiensteanbieter der Bundesdruckerei-Gruppe die Stadt Offenburg mit dem Ident-Verfahren BehördenIdent Basic und erleichtert damit die Bereitstellung der elektronischen Siegel und Signaturen.

Elektronische Dokumente mit Signaturen und Siegeln sichern

Die Siegel- und Signaturkarten von D-Trust unterstützen die medienbruchfreien Verwaltungsprozesse der Stadt Offenburg. Das Siegel dient als digitales Pendant zum Behördenstempel. Die Stadt Offenburg siegelt beispielsweise alle öffentlichen Bekanntmachungen vor Bereitstellung für die Bürgerinnen und Bürger auf der Website. Das bekannte Offenburger Stadtwappen findet sich auch in den elektronischen Dokumenten wieder und für die Bürgerinnen und Bürger werden Informationen über die Echtheit und den Schutz des Dokuments vor Manipulationen durch die Siegelung transparent dargestellt.

Ausgelöst wird das elektronische Siegel über eine Siegelkarte, die auf die Organisation selbst, in diesem Fall die Kommune unter der Leitung des Oberbürgermeisters, ausgestellt ist. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) wiederum überführt die Unterschrift der einzelnen Mitarbeitenden in die digitale Welt. Damit erfüllt eine QES das Schriftformerfordernis und ist der händischen Unterschrift in ihrer Rechtswirkung gleichgestellt. Eine QES wird über eine Signaturkarte ausgelöst, die natürlichen Personen, sprich einzelnen Mitarbeitenden der Stadt Offenburg, individuell zugeordnet ist. Zusätzlich enthält die QES in diesem Fall die Zuordnung der einzelnen Person zur Verwaltung der Kommune. Die Signatur ist schon jetzt im Einsatz bei Gewerbeanmeldungen und Bauanträgen. Elektronische Unterschriften und Behördenstempel stärken das Vertrauen in digitale Dokumente. Die D-Trust GmbH erstellt diese Produkte in technisch aufwendigen Verfahren. Doch das hohe Maß an Sicherheit ergibt sich auch daraus, dass jede Antragstellerin und jeder Antragsteller eines elektronischen Siegels oder einer elektronischen Signatur einmal real identifiziert werden muss. Hier bietet die D-Trust GmbH der Stadt Offenburg einen besonderen Service: Der komplette Antragsprozess inklusive der erforderlichen Identifizierung wird mit dem „BehördenIdent Basic“-Verfahren einfach vor Ort abgewickelt. Nach der Eingabe aller Daten in einer speziellen Antragswebsite bestätigen berechtigte Mitarbeitende der Stadt die Identität der Antragstellerinnen und Antragsteller sowie ihre Zugehörigkeit zur Offenburger Verwaltung. Für die Beschäftigten entfallen so Wege z. B. in eine Postfiliale und Fehler bei der Antragstellung können durch die interne Hilfestellung der berechtigten Mitarbeitenden reduziert werden. In den angebundenen Ämtern der Stadt Offenburg wird BehördenIdent Basic gut angenommen: Im Pilotbetrieb wurden bereits über 30 Signatur- und Siegelkarten ausgestellt. Die Vereinfachung der Antragstellung war indes nicht der einzige Grund dafür, dass die Wahl des Anbieters auf die D- Trust GmbH fiel. Ein Hauptargument war vor allem D-Trusts langjährige Erfahrung und die Option, sämtliche Signaturund Siegelprodukte aus einer Hand geliefert zu bekommen. Durch die Kombination mit einem ergänzenden Fokus auf verwandte Services im Bereich der Digitalisierung, darunter das ersetzende Scannen nach TR-RESISCAN, überzeugte das Berliner Unternehmen die süddeutsche Kommune.

Vorreiter für neue Wege

Elektronische Signaturen und Siegel unterstützen medienbruchfreie, volldigitale Prozesse – und sind deswegen bei der Umsetzung des OZG nicht wegzudenken. In der Stadt Offenburg sind die eIDAS-Vertrauensdienste fester Bestandteil des eigenen „Masterplans“ zur Digitalisierung – dank der Offenheit der eigenen Mitarbeitenden, aber auch dank der unkomplizierten Identifizierung über BehördenIdent Basic. Tatsächlich helfen die neuen digitalen Instrumente der Kommune nicht nur dabei, die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes zu erfüllen. Sie vereinfachen außerdem die internen Abläufe, etwa indem sie die Durchlaufzeiten bei Unterschriften verringern. Mit Blick auf die vollständige Umsetzung ihres „Masterplans“ liegt die Kommune dabei gut in der Zeit – alle Umstellungen zur Digitalisierung sollen in den kommenden Jahren nach Plan erfolgen. Bis zu 600 Mitarbeitende der Stadt Offenburg werden dann final mit Signaturen und nach Bedarf mit Siegeln ausgestattet sein.