Prüfberichte von unterwegs elektronisch unterschreiben

Experten für Wirtschaftsprüfung

Die PKF WMS Gruppe betreut seit mehr als 90 Jahren Familienunternehmen, Unternehmen und Freiberufler bei gesetzlichen und freiwilligen Prüfungen – ob Jahresabschluss, Konzernabschluss oder Unternehmensbewertung.

Für eine händische Unterschrift ging wertvolle Zeit verloren

Jede Prüfung durch einen Experten der PKF WMS ist erst mit einem unterschriebenen Bericht beendet. Vor der Unterschrift müssen die Unterlagen sorgfältig geprüft werden. Immer wieder kam es vor, dass die Prüfer bereits vor Ort beim nächsten Mandanten waren, während der Prüfbericht auf Papier noch nicht unterzeichnet im Büro lag. „Mitarbeiter mussten manchmal einen Umweg über das Büro machen, nur um eine Unterschrift zu leisten. Dabei haben wir wertvolle Zeit verloren. Wir wollten vom Papier weg und effizienter, ökologischer und flexibler arbeiten“, beschreibt Abteilungsleiter Michael Strack die Ausgangssituation.

Fernsignatur mit hoher Rechtssicherheit

PKF WMS entschied sich für die Cloud-Lösung d.velop sign mit der integrierten Fernsignatur sign-me von D-Trust, einem Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe. Die Partnerschaft besteht seit 2020. Damit ist das elektronische Unterschreiben über den Standard-Browser und damit auch über mobile Endgeräte zugänglich. Mit der cloudbasierten Signaturworkflowlösung lassen sich qualifizierte elektronische Signaturen erzeugen. Diese sind in ihrer Rechtswirksamkeit europaweit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Für eine qualifizierte elektronische Signatur erhalten die Wirtschaftsprüfer ein qualifiziertes Signaturzertifikat. Dafür müssen sich die Anwender bei dem Fernsignaturdienst sign-me registrieren und identifizieren. Dies geschieht komfortabel direkt von d.velop sign aus.

Um die Identität festzustellen, lassen sich mehrere Verfahren nutzen, wie zum Beispiel die Videoidentifizierung, die Online- Ausweisfunktion des deutschen Personalausweises oder die Identifizierung über ein existierendes deutsches Online- Banking-Konto.

Effizienter, flexibler und kostensparender

Bereits kurze Zeit nach der Produkteinführung sind die Vorteile der elektronischen Signatur für die Kanzlei-Mitarbeiter sichtbar geworden:

• Verbesserte Effizienz: Die elektronische Unterschrift von unterwegs spart Zeit; Mandanten und Kunden erhalten ihre Berichte und Dokumente in kürzeren Zeiträumen. Zudem kann der Zugriff auf die digitalen Unterlagen deutlich schneller erfolgen als auf Papiere in Aktenschränken.
• Höhere Flexibilität: Mitarbeiter können jetzt von jedem Ort aus Prüfberichte und Testate rechtssicher elektronisch unterschreiben. Das steigert die Arbeitsproduktivität und schafft Freiraum.
• Geringere Kosten: PKF WMS spart sich Kosten für Druck, Papier und Porto. Gleichzeitig verbessern digitale Dokumente die Umweltbilanz.

Mit der gemeinsamen Lösung aus d.velop sign und sign-me vereinfacht und verkürzt PKF WMS den gesamten Vertragsabschlussprozess. Statt mehrere Tage auf die abschließende Unterschrift des Prüfers zu warten, erfolgt diese jetzt in wenigen Minuten, selbst wenn der Unterzeichner vorher identifiziert werden muss. Die kombinierte Lösung überzeugt auch unter dem Aspekt der Sicherheit: Die Ident-Verfahren entsprechen den Vorgaben der europäischen eIDAS-Verordnung und dem nationalen Vertrauensdienstegesetz, sind durch den TÜV zertifiziert und obliegen hinsichtlich Vertrauenswürdigkeit und Sicherheit der Bundesnetzagentur als verantwortlicher Aufsichtsbehörde.

PKF WMS rollt Signaturlösung immer weiter aus

Immer mehr Mitarbeiter nutzen die Signaturlösung für ihren beruflichen Alltag. Nach der Prüfungsabteilung folgte die Abteilung des externen Rechnungswesens. „Weil wir gute Erfahrungen gemacht haben“, betont Michael Strack, „und weil wir mehr Prüfungsberichte oder Erstellungsberichte digital an Mandanten ausliefern wollen.“

Positives Feedback von den Mandanten

Inzwischen stellt PKF WMS bis zu 100 Berichte pro Monat digital zu. Und die Reaktion der Mandanten? „Die finden das positiv“, sagt Strack, „denn so können sie die Unterlagen auch digital weiterreichen, zum Beispiel an Banken. Die Mandanten sind froh, dass sie diese elektronisch unterschriebenen Berichte haben, so sparen sie sich Kosten für die Archivierung und Papier.“