Weniger Aufwand, mehr Sicherheit: elektronische Siegel im Investmentgeschäft

Digitale Anlagendokumentation als Erfolgsfaktor

Die Helaba Invest war auf der Suche nach einer Lösung, um die Anlagendokumentation transparent für Partner und Kunden zu digitalisieren. Ziel war es, den zeitaufwendigen Versand von Papierdokumenten zum Einholen von Unterschriften abzulösen und durch einen rechtssicheren digitalen Prozess zu ersetzen. Denn im August 2021 erfolgte mit Inkrafttreten des neuen Fondstandortgesetzes eine wichtige Änderung im Kapitalmarkt. Unter anderem wird im neuen Gesetzestext mit Blick auf das Signieren von Dokumenten nicht mehr nur von der „Schriftform“ gesprochen. Stattdessen erfolgte eine Ausweitung auf die „Textform“. Diese Erweiterung ermöglicht es Helaba Invest, ihre Prozesse nachhaltig zu digitalisieren – nicht zuletzt, weil auch Partner und Mandanten nun volldigitale Abläufe implementieren können. Der Faktor Zeit spielt dabei im Ausfertigungsprozess von Anlagerichtlinien eine große Rolle, genauso wie die Datensicherheit. Um die Integrität und Authentizität von digitalen Dokumenten abzusichern, kommen bei der Helaba Invest heute qualifizierte elektronische Siegel von D-Trust zum Einsatz.

Das elektronische Siegel als digitaler Firmenstempel

Elektronische Siegel stellen die Echtheit von digitalen Dokumenten sicher. Juristische Personen, zum Beispiel Unternehmen, weisen damit nach, dass ein Dokument von ihnen stammt und nicht manipuliert wurde. Das Siegel ersetzt so den Firmenstempel und eignet sich insbesondere für die Ausgabe bei Massenanwendungen. Erzeugt wird das qualifizierte elektronische Siegel mithilfe einer Siegelkarte. Es ist rechtssicher – mit hohem Beweiswert gemäß der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union.

In der Praxis funktioniert das digitale Siegeln bei Helaba Invest folgendermaßen: Mit der Siegelkarte von D-Trust wird das qualifizierte elektronische Siegel nach der finalen, internen Freigabe aus dem Workflow heraus erzeugt. Das Dokument wird so vor dem Versand durch die beteiligten Stakeholder der Helaba Invest sowie die Partner und Kunden fachlich geprüft und im Anschluss – ohne Medienbruch – versandt und elektronisch archiviert.

Digitalisierung ist Teil des Geschäftsmodells

Auch Kunden und Partner der Helaba Invest, die sich für den digitalen Siegelprozess entschieden haben, profitieren von der Neuerung. Die Herkunft und Unversehrtheit von Dokumenten lässt sich einfach prüfen und wird technisch sichergestellt. Die Empfänger gesiegelter Dateien benötigen keine spezielle Soft- oder Hardware, da das auf dem Dokument angebrachte Zertifikat mit jeder Standard-Software geöffnet und verifiziert werden kann. Darüber hinaus besteht ein deutlicher Zeitvorteil gegenüber den herkömmlichen analogen Prozessen mit Unterschriftenmappen. Gerade in Remotearbeit ist das persönliche Unterzeichnen zeitaufwendig und kompliziert. Der Kunde und weitere Partner erhalten Vertragsunterlagen schneller, so dass die Umsetzung in kürzerer Zeit erfolgen kann. Für Helaba Invest bietet der Einsatz des elektronischen Siegels einen Weg, der Fälschungssicherheit gewährleistet. Nach dem internen Workflow und dem dort verankerten Berechtigungskonzept sichert das Siegel die Übermittlung an dritte Parteien ab. Durch den Einsatz der Siegel werden Prozesse zudem agiler und einfacher gestaltet. Zum Vergleich: Der klassische postalische Versand und die dazugehörigen Unterschriftenwege nehmen – im Idealfall – etwa eine Woche in Anspruch. Der elektronische Prozess kann in einem Tag abgeschlossen werden. Der neue digitale Prozess wurde von Helaba Invest gemeinsam mit Partnern und Kunden entwickelt. In einer Testgruppe wurde der Workflow definiert und die Abläufe auf beiden Seiten geprobt. Die aktive Beteiligung von Partnern ermöglichte es sicherzustellen, dass die Systeme der Drittparteien mit den elektronischen Dokumenten arbeiten und diese auch validieren können. So konnten anfängliche Hürden schnell gemeinsam gelöst werden.

Ausblick

Die Helaba Invest plant, die Verwendung von elektronischen Siegeln auszuweiten. Sukzessive sollen die Anwendungen erweitert und Kunden vermehrt in den Prozess integriert werden. Ziel ist es, die Ausfertigung von Dokumenten so weit wie möglich elektronisch aufzusetzen und mit Siegeln oder anderen elektronischen Lösungen abzusichern. Derzeit liegt die Anzahl der elektronisch ausgefertigten Dokumente im vierstelligen Bereich pro Jahr.