Volksbank Sauerland: Dokumente per Qualified Seal ID besiegelt

Gerade in ländlichen Regionen mit besonders langen Wegen birgt die Digitalisierung großes Potenzial. Die Volksbank Sauerland hat es sich zur Aufgabe gemacht, sowohl ihren Kunden als auch gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und mittels Digitalisierung mehr Nachhaltigkeit in interne Prozesse zu bringen.

Ausgangssituation und Zielsetzung

Die Volksbank Sauerland eG hat ihren Sitz in Südwestfalen und ist mit einer Bilanzsumme von über 4,4 Mrd. Euro eine der größten Banken in der Region. Über 590 Mitarbeitende kümmern sich in 23 Beratungszentren und Filialen um die finanziellen Anliegen von Privat-, Gewerbe- und Firmenkundinnen und -kunden. Die Volksbank Sauerland eG versteht sich als Netzwerk(er)bank: Sie baut digitale und persönliche Netzwerke auf oder bringt sich in bestehende Netzwerke zur Förderung von Mitgliedern, Kundinnen und Kunden ein. In der ländlichen Region mit ihren langen Wegen hat die Digitalisierung großes Potenzial. Bisher wurden in den Filialen viele Dokumente ausgedruckt und unterschrieben, nur um sie dann wieder einzuscannen und den Kundinnen und Kunden auf digitalem Wege zu übermitteln oder intern zu verteilen. Diese Aufwände wollte man auch im Sinne der Nachhaltigkeit abbauen. Doch gerade im Bankenumfeld sind umfangreiche aufsichtsrechtliche und gesetzliche Anforderungen zu berücksichtigen. Direkt am Anfang des Projekts wurde klar, dass alle Bereiche der Bank involviert sein werden, wenn Medienbrüche vermieden werden sollen. Der Volksbank Sauerland war es außerdem wichtig, dass sich die Erstellung, Implementierung und Verwaltung von Zertifikaten weitestgehend eigenständig durchführen lassen. Die Kundinnen und Kunden sollten der digitalen Signatur im selben Maße vertrauen können wie dem alten Firmenstempel mit Tinte.

Ergebnis

Die Mitarbeitenden der Volksbank Sauerland eG drucken heute deutlich weniger. Das bedeutet auch weniger Drucker und Druckermaterialien in den Filialen – ein Pluspunkt in der Ökobilanz. Die neuen digitalen Prozesse sind schlanker und deutlich schneller geworden. Die Mitarbeitenden haben die digitale Siegelung schnell schätzen gelernt und die Akzeptanz des neuen Systems ist hoch. Viele Kolleginnen und Kollegen fragen sich, warum man das nicht schon viel früher umgesetzt hat. Und insbesondere Firmenkundinnen und -kunden vertrauen dem digitalen Siegel und erkundigen sich, wie auch sie auf die Qualified Seal ID umsteigen können.

Ausblick

Die Volksbank Sauerland eG möchte in den nächsten Monaten die digitale Siegelung auch beim Austausch von E-Mails mittels S/MIME verwenden und setzt dabei ebenfalls auf das Angebot der D-Trust. Für eine solche Verschlüsselung benötigen jedoch sowohl Sender als auch Empfänger entsprechende S/MIME-Zertifikate. Die Bank plant, ihre Kundinnen und Kunden beim Erwerb und der Implementierung solcher Zertifikate tatkräftig zu unterstützen. Dazu hat sie zusammen mit dem Fraunhofer-Institut für sichere Informationstechnologie und der D-Trust ein Verfahren entwickelt, das es auch kleinen und mittelständischen Unternehmen ermöglicht, Prozesse nachhaltig und sicher zu digitalisieren und dabei die elektronische Kommunikation professionell und DSGVO-konform abzusichern.