Signaturlösung von D-Trust unterstützt digitale Prozesse im BMZ
Das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) setzt auf Unterschriften mit qualifizierten elektronischen Signaturen und dem Signaturportal der Bundesdruckerei. Die nutzerfreundliche Lösung macht Verwaltungsprozesse effizienter und erfüllt gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards.
Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes im Bundesministerium
Das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) ist innerhalb der Bundesregierung für die deutsche Entwicklungspolitik zuständig. Den Rahmen für das Handeln bilden die Ziele für nachhaltige Entwicklung der Vereinten Nationen (SDGs) sowie das Pariser Klimaabkommen. Im Mittelpunkt steht dabei das Engagement gegen Armut und Hunger und für gesunde Menschen in einer gesunden Umwelt. Das BMZ versteht sich als Transformationsministerium, das weltweit den Umbau hin zu einer nachhaltigen, klima- und naturverträglichen Wirtschaftsweise voranbringt und zugleich Frieden, Freiheit und Menschenrechte stärkt. Im Zuge der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes stand das BMZ vor der Herausforderung, digitale Signaturen in seine Verwaltungsprozesse zu integrieren. Ziel war es, sowohl qualifizierte elektronische Signaturen leisten als auch digital signierte Dokumente annehmen und überprüfen zu können. Am Ende steht nunmehr ein digitaler Rückkanal zu den Organisationen und Institutionen, die zum Beispiel Förderanträge über das Bundesportal stellen. Als eine weitere Anforderung mussten neben dem Onlinezugangsgesetz auch das E-Government-Gesetz und das Verwaltungsverfahrensgesetz Berücksichtigung finden. Im Einklang mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen wollte das BMZ außerdem Prozesse verschlanken. Zunächst führte das BMZ eine Markterkundung durch und tauschte sich mit anderen Ministerien und Stakeholdern über geeignete Lösungen und Vertrauensdiensteanbieter aus. Die Entscheidung fiel schließlich auf eine Lösung, die D-Trust als Vertrauensdiensteanbieter und Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe zusammen mit ihrem Technologiepartner SecCommerce anbietet.
Passender Dreiklang
Mit den Anregungen aus der Markterkundung, einer internen Bedarfserhebung und Beratungen mit D-Trust startete das BMZ eine Pilotierungsphase. Diese Zeit wurde genutzt, um die Lösung kennenzulernen, in sechs Referaten vorab einzuführen, Schulungen vorzubereiten und kontinuierlich in die Workflows des Hauses zu integrieren. Im Juni 2024 erfolgte dann der vollständige Roll-out im Ministerium.
Die im BMZ installierte Lösung besteht aus drei ineinander-greifenden Bausteinen:
- Elektronische Fernsignatur: sign-me ermöglicht die hardwareunabhängige qualifizierte elektronische Signatur (QES) von Dokumenten. Alle Nutzenden des BMZ erhalten nach erfolgreicher Identifizierung durch das PoS-Ident-Verfahren einen Account bei sign-me, mit dem sie die qualifizierte Signatur nutzen können.
- Signaturportal: Die Signatur- und Siegellösung wird als zentrale Softwarekomponente durch den Technologiepartner von D-Trust zur Verfügung gestellt. Diese Standardsoftware ist an den Fernsignaturdienst sign-me angebunden. Das Portal dient den Nutzenden zur Signatur von Dokumenten und zur Echtheitsprüfung eingehender Signaturen. Die im Rechenzentrum des BMZ installierte Lösung erreicht ein hohes Maß an Datensicherheit und bietet eine über die zentrale Infrastruktur angebundene Benutzer- und Rechteverwaltung.
- PoS-Ident: Das Vor-Ort-Identifizierungsverfahren ermöglicht die persönliche Identifizierung der Nutzenden im Rahmen des Onboarding-Prozesses durch geschulte und befähigte Mitarbeitende im BMZ. Durch die Vor-Ort-Identifizierung ist das BMZ besonders flexibel und unabhängig von Online-Verfahren.
Ergebnis
Die Implementierung von sign-me in Verbindung mit dem Signaturportal im BMZ hat zur erfolgreichen Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes im BMZ beigetragen. Dadurch konnten Verfahren beschleunigt und effizienter gestaltet werden und stets die Integrität und Authentizität ausgetauschter Informationen sichergestellt werden. Eingespartes Papier und der reduzierte Verwaltungsaufwand senken Kosten. Die intuitive, nutzerfreundliche Bedienung der Lösung, gepaart mit einem gut geführten, persönlichen Onboarding-Prozess, sorgte dafür, dass die Mitarbeitenden die Prozessänderung schnell akzeptierten. Konkret werden im BMZ durchschnittlich 500Dokumente pro Monat mit QES signiert. Das BMZ nutzt die digitale Signatur für alle geeigneten Dokumente, bei denen ein Schriftformerfordernis vorliegt und der Empfänger oder die Empfängerin mit dem elektronischen Empfang einverstanden ist. Insbesondere das persönliche Onboarding-Verfahren mit Schulung und direkter Identifizierung für die Einrichtung der qualifizierten elektronischen Signatur ermöglicht den Nutzenden einen praxisnahen Einstieg in die Anwendung und erleichtert den Umstieg auf digitale Prozesse im BMZ. Die Mitarbeitenden schätzen besonders die Funktion der Mehrfachsignatur in sign-me: Sie können mehrere Dokumente im Signaturportal auf einmal bearbeiten und anschließend gebündelt signieren. Die enge Zusammenarbeit mit einer festen Ansprechperson bei D-Trust sorgt für eine reibungslose Implementierung und ermöglicht schnelle Unterstützung bei Fragen.
Ausblick
Der Erfolg der eingeführten Signaturlösung beim BMZ liefert ein Musterbeispiel für gelungene Verwaltungsdigitalisierung. Dabei lernt das Ministerium kontinuierlich aus seinen Erfahrungen. Der erfolgreiche Projektstart und die gemeisterten Herausforderungen bestärken das BMZ darin, seine Kompetenzen gezielt einzusetzen. Dieser Ansatz weckt auch das Interesse anderer Ministerien, die von den gewonnenen Erkenntnissen profitieren können.
Über das BMZ
Das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) ist innerhalb der Bundesregierung für die deutsche Entwicklungspolitik zuständig. Den Rahmen für das Handeln bilden die Ziele für nachhaltige Entwicklung der Vereinten Nationen (SDGs) sowie das Pariser Klimaabkommen. Im Mittelpunkt steht dabei das Engagement gegen Armut und Hunger und für gesunde Menschen in einer gesunden Umwelt.
Das BMZ versteht sich als Transformationsministerium, das weltweit den Umbau hin zu einer nachhaltigen, klima- und naturverträglichen Wirtschaftsweise voranbringt und zugleich Frieden, Freiheit und Menschenrechte stärkt.
Über die D-Trust
Die D-Trust GmbH mit Sitz in Berlin ist ein Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe. Technologisch ausgereifte Lösungen machen es zu einem Vorreiter für sichere digitale Geschäftsprozesse und Identitäten. So stärkt das Unternehmen das Vertrauen in die Digitalisierung. Als unabhängiger und qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter ist D-Trust bereits seit 2016 im Rahmen der eIDAS-Verordnung bei der Bundesnetzagentur gelistet. Das Unternehmen übersetzt Vertrauen in konkrete Produkte: Es stellt rechtssichere und zertifizierte Vertrauensdienste wie digitale Zertifikate und elektronische Signaturen sowie Lösungen zum sicheren Datenmanagement wie Datentreuhänder-Plattformen zur Verfügung. Sie entsprechen den höchsten Sicherheitsstandards moderner Infrastrukturen und ermöglichen sichere digitale Identitäten für Unternehmen, Behörden und im privaten Umfeld.