Effizient in die Zukunft: digitale Unterschrift für Verträge

Digitale Lösungen für Wasser- und Energiemessung

Diehl Metering ist einer der führenden Anbieter in der Entwicklung, Herstellung und Lieferung von Smart-Metering- Lösungen für Wasser und Energie. Das Ziel: mehr Effizienz, Nachhaltigkeit und Verantwortung im Umgang mit Wasser und Energie. Das Angebot umfasst datenbasierte Einblicke, IoT-Konnektivität, vollflexible Software und nahtlose intelligente Messsysteme.

Unterschriftenmanagement als Zeitfaktor

1.700 Mitarbeiter und ein breiter, diverser Kundenstamm sorgen bei Diehl Metering für umfangreiche Vertragsprozesse. Und lange Zeit gestalteten sich diese wie folgt: Originaldokumente gelangten per Post oder per E-Mail zum Empfänger. Dieser hatte dann einiges an Aufwand: drucken, unterzeichnen, scannen – und das Papierdokument am Ende entweder abheften oder entsorgen. Und je mehr Personen einen Vertrag unterzeichnen mussten, desto länger konnte sich der Prozess ziehen. Um diese Situation im Vertragsmanagement zu verbessern, entschied sich Diehl Metering für einen gänzlich medienbruchfreien Service.

Pilotprojekt mit der Personalabteilung und dem Strategischen Einkauf

Im April 2020 startete ein Pilotprojekt mit dem Auftrag, elektronische Unterschriften für Vertragsunterzeichnungen einzuführen. Diehl Metering suchte ein digitales Tool, das ein reibungsloses Vertrags- und Unterschriftenmanagement garantierte, nahtlos in den bestehenden Cloud-Signaturservice integrierbar und bereits im Markt etabliert war. Die Entscheidung fiel auf sign-me von der D-Trust GmbH, dem Vertrauensdiensteanbieter der Bundesdruckerei GmbH. Als webbasierte Fernsignatur ermöglicht sign-me elektronische Unterschriften, die den Anforderungen der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union entsprechen und zu 100 Prozent rechtssicher sind. Zu Beginn nutzten die Abteilungen das Programm für Anwendungsfälle mit niedrigem rechtlichen Risiko, aber großem Verwaltungsaufwand. So setzte die Personalabteilung sign-me für Verträge mit Werkstudenten ein. Der Strategische Einkauf verwendete die Fernsignaturlösung beispielsweise für Vertraulichkeitsvereinbarungen und Lieferverträge. Fortan luden die Personalreferenten und Einkäufer die Dokumente im System hoch und versandten sie elektronisch an den Unterzeichner. Dieser erhielt eine elektronische Benachrichtigung per E-Mail und fügte über einen Link seine digitale Unterschrift ein. Nachdem der Piloteinsatz in zwei Abteilungen erfolgreich verlaufen war, wurde das Programm ausgeweitet: Diehl Metering nutzt die elektronische Unterschrift teilkonzernweit seit April 2021 erfolgreich. Weitere Unternehmenseinheiten der Diehl Gruppe sind dabei, ebenfalls elektronische Unterschriften einzuführen.

Vorteile für Mitarbeiter und Bewerber

Durch sign-me verkürzt sich der Zeitaufwand etwa für die Unterzeichnung von HR-Verträgen und -Dokumenten von einer Woche auf weniger als einen Tag. Dass wichtige Dokumente orts- und zeitunabhängig unterzeichnet werden, erleichtert den Unterschriftenprozess für die Mitarbeiter und Bewerber und macht ihn zudem weniger fehleranfällig.

Rechtliche Sicherheit und Effizienz Hand in Hand

Neben der Möglichkeit, sich als dynamisches, modernes und umweltfreundliches Unternehmen zu präsentieren, bietet der neue papierlose Prozess rechtliche Vorteile. Durch die Digitalisierung der Unterschrift bleibt das Dokument selbst stets im Zugriff des Unternehmens. Jeder Vertrag verfügt nun über einen digitalen Prüfbericht mit detaillierten Informationen über den Dokumentverlauf. Verträge können nicht mehr verloren gehen und es fallen keine Druck-, Porto- und Kurierkosten mehr an. Besonders wichtig: E-Signaturen sind nachhaltiger – sie tragen zur Senkung der CO2-Emissionen und zu Ressourcen- und Zeiteinsparungen bei.

Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität

Die Formalitäten bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters sind stets zeitintensiv für das Unternehmen, aber auch für den zukünftigen Mitarbeiter. Die digitale, unkomplizierte Unterzeichnung von Arbeitsverträgen erhöht die Motivation, in einem zukunftsorientierten Unternehmen zu arbeiten. Gerade bei Arbeitnehmern der Generationen Y und Z ist die Nachhaltigkeit ein wichtiger Faktor bei der Wahl des beruflichen Umfeldes.